Zamknięcie roku obrotowego 2016 - terminy

 Koniec i początek roku to czas, kiedy jest bardzo wiele pracy związanej z zamknięciem roku i sporządzeniem sprawozdania finansowego. Aby nie umknął żaden termin poniżej zestawienie najważniejszych terminów wraz z krótkim opisem. Pokazywane terminy są związane z zamknięciem 2016 roku.

Termin przed inwentaryzacją

Przed dniem  wyznaczonego terminu inwentaryzacji należy:

• wybrać podmiot uprawniony do badania sprawozdania finansowego

Takiego wyboru dokonuje organ, który zatwierdza sprawozdanie finansowe, chyba że umowa, statut albo inne obowiązujące przepisy prawne przedsiębiorstwa stanowią inaczej. Kierownik jednostki nie może podjąć takiego wyboru. Warto umowę o badaniu zawrzeć w terminie umożliwiającym pracownikom biegłego rewidenta obserwacje przeprowadzonej inwentaryzacji.

OD 1 października 2016 do 15 stycznia 2017

W tym okresie należy:

• przeprowadzić inwentaryzacje większości aktywów, z wyjątkiem aktywów pieniężnych, produktów w toku produkcji, papierów wartościowych,  towarów, materiałów i produktów gotowych.

 Określenie stanu aktywów objętych inwentaryzacją w podanym terminie następuje poprzez dopisanie lub odpisanie od stanu odnotowanego drogą spisu z natury albo potwierdzaniem sald rozchodów i przychodów, jakie miały miejsce między datą spisu bądź potwierdzeniem, a określenia stanu wynikającego  z ewidencji księgowej. Stan w księgach rachunkowych nie może być określony po dniu bilansowym. 

31 grudzień 2016

W tym dniu należy:

• przeprowadzić inwentaryzacje następujących składników:

• wyrobów gotowych wpisywanych w koszty w chwili wytworzenia
•  materiałów i towarów wpisywanych w koszty w chwili zakupu
• produkcji niezakończonej
•  kasy i innych aktywów pieniężnych
• inwentaryzacje pasywów

• sprawdzenie średnich kursów NBP  ogłoszonych na dzień bilansowy, aby za ich pośrednictwem wycenić aktywa i pasywa wyrażone w walutach obcych

Nie rzadziej niż na dzień bilansowy sporządza się wycenę wyrażonych w walutach obcych:

• składniki aktywów (z wyjątkiem udziałów w jednostkach podporządkowanych wycenionych metodą praw własności) i pasywów po średnim kursie ogłoszonym przez NBP na ten dzień dla danej waluty
• gotówkę znajdującą się w przedsiębiorstwach prowadzących sprzedaż i kupno walut obcych - po kursie w którym został dokonany jej zakup, ale nie wyższy od średniego kursu ogłoszonego przez NBP na dzień wyceny tej waluty

15 styczeń 2017

W tym dniu:

• Rozliczamy wynik inwentaryzacji za 2016 r.

Wynik inwentaryzacji  księgujemy w roku 2016. Wyniki inwentaryzacji trzeba odpowiednio udokumentować i połączyć z zapisami w księgach rachunkowych. Ujawnione w wyniku przeprowadzonej inwentaryzacji różnice należy wyjaśnić i rozliczyć w księgach rachunkowych za rok 2016. Praca ta musi mieć miejsce przed sporządzeniem zestawienia obrotów i sald kont syntetycznych. Ze względu na dużą ilość prac w terminie można wyznaczyć sobie wcześniejszy termin wywiązania się z tego obowiązku.

• Sporządzić zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej za 2016 r.

Warunkiem uznania, że księgi rachunkowe są prowadzone w sposób terminowy jest sporządzenie zestawienie obrotów i sald księgi głównej. Zestawienie to jest również podstawą do prawidłowego sporządzenia rocznego sprawozdania finansowego.

31 marzec 2017 

   Na ten dzień:

• Sporządzamy zestawienia wszystkich kont ksiąg pomocniczych;
• Zamykamy księgi rachunkowe za 2016 r.

   Jest to zamknięcie wstępne roku obrotowego. Daje ono możliwość otworzenia ksiąg, jeżeli będzie miało miejsce bardzo ważne zdarzenie powodujące konieczność zmiany przygotowanego sprawozdania finansowego. Odnosi się to do zasady zdarzenia po dniu bilansowym. Jeśli informacje dotyczące sprawozdania finansowego zostaną ujawnione pomiędzy dniem zamknięcia ksiąg rachunkowych, a dniem zatwierdzenia sprawozdania finansowego to rozliczamy je zgodnie z art. 54 ust 1 ustawy o rachunkowości. Podstawę do sporządzenia sprawozdania stanowi stan wynikający z zamkniętych ksiąg.

• Sporządzamy sprawozdanie finansowe na dzień kończący rok obrotowy

   W skład sprawozdania finansowego wchodzi bilans, rachunek zysków i strat oraz informacja dodatkowa. Jeśli sprawozdanie podlega obowiązkowemu badaniu to zawiera również zestawienie zmian w kapitale własnym, a także rachunek przepływów pieniężnych. Sporządzając sprawozdanie za 2016 r. mniejsze przedsiębiorstwa powinny ocenić, czy mogą zostać zaklasyfikowane do jednostek mikro lub małych. Wtedy będą mogły skorzystać z uproszczeń.

   W sytuacji kiedy występują zdarzenia po dniu bilansowym wymagające otworzenia ksiąg rachunkowych i ujęcia w nich korygujących zapisów oraz ponownego sporządzenia sprawozdania za 2016 r. to przedsiębiorcy mają prawo sporządzenia tego sprawozdania w terminie późniejszym niż 31 marzec 2017 r.

• Podpisanie sprawozdania

   Podpisać się należy w każdej części sprawozdania. Podpis składa osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych oraz kierownik jednostki. Jeśli jednostka jest kierowana przez organ wieloosobowy, to wtedy podpis składają wszyscy członkowie organu. 

Zmiany w zatrudnieniu obcokrajowców od listopada 2016 r. i stycznia 2017 r

Pod koniec listopada 2016 r. mają obowiązywać nowe przepisy ułatwiające procedury uzyskania pobytu czasowego i zezwolenia na prace. Od 2017 r. wejdą w życie zezwolenia na prace krótkoterminową i sezonową zamiast oświadczeń o zamiarze powierzenia pracy.
   W najbliższych miesiącach zmianie ulegną zasady dotyczące zatrudniania obcokrajowców. Łatwiejsze mają być procedury uzyskiwania zezwolenia na prace i pobytu dla cudzoziemców. Zostaną wprowadzone nowe zezwolenia na pobyt pracowników delegowanych z krajów trzecich. Od stycznia 2017 r. nie będą obowiązywać oświadczenia o zamiarze powierzenia pracy, zostaną one zastąpione zezwoleniami na prace krótkoterminową i sezonową. Ułatwi to procedury i da szanse wybrania zezwolenia do specyfiki pracy konkretnego pracownika.
   Celem zmiany, która ma obowiązywać od końca listopada jest ułatwienie obecnie obowiązujących procedur uzyskiwania zezwolenia na prace i pobyt czasowy oraz wdrożenie dyrektywy Unii Europejskiej o przenoszeniu pracowników wewnątrz przedsiębiorstw.
   Zmiana ustawy o cudzoziemcach ma uprościć uzyskiwanie zezwolenia na pracę. Nie trzeba będzie do wniosku o zezwolenie na pobyt i pracę dołączać umowy o pracę. Do tej pory było to obowiązkowe, wyniku czego pracodawca oczekując na wydanie zgody, musiał cały czas dodawać aneksy do umowy.
    Kolejnym uproszczeniem będzie zaniechanie obowiązku składania na samym początku wraz ze wnioskiem testu rynku pracy. Będzie można dołączyć go w trakcie trwania procedury.
   Zrobienie testów rynku pracy aktualnie jest konieczne do do uzyskania zezwolenia na pracę. Test ten polega na  ocenieniu przez starostę czy istnieje możliwość na danym stanowisku zatrudnienia zamiast cudzoziemca innego pracownika spośród poszukujących pracy. Procedura ta polega na złożeniu przez pracodawce do urzędu pracy ofertę. Jeśli nie będzie kandydata, wydane zostaje zaświadczenie o braku możliwości zatrudnienia innego pracownika.
   Nowe przepisy mają na celu także wprowadzić do polskiego prawa dyrektywę Parlamentu Europejskiego z 2014 r. o warunkach wyjazdu i pobytu obywateli krajów trzecich w zakresie przeniesienia wewnątrz firmy. Termin wprowadzenia mija 29 listopada.
   Zostaną wprowadzone nowe zezwolenia na pobyt dla pracowników delegowanych z krajów trzecich, spoza Unii Europejskiej, żeby przenieść ich wewnątrz przedsiębiorstwa. Jeśli taki pracownik przybędzie w ramach grupy kapitałowej do kraju Unii Europejskiej, będzie można przenosić jego do innych krajów członkowskich w uproszczonych procedurach lub bez formalności.
   Według Urzędu do spraw Cudzoziemców wynika, że zmiany mogą obejmować 200 tysięcy cudzoziemców. W 2014 r. zostało przyjęte 65 tysięcy wniosków o legalizacje pobytu, w 2015 r. przyjęto 109 tysięcy wniosków.
   Zmiana, która będzie obowiązywać od  stycznia 2017 r. obejmuje znacznie szersze grupy osób i jest bardzo ważna z punktu widzenia przedsiębiorców. Nie będzie już obowiązywało oświadczenie o zamiarze powierzenia pracy obcokrajowcowi, na podstawie którego można było do tej pory zatrudnić bez formalności obywateli: Gruzji, Białorusi, Republiki Mołdawii, Republiki Armenii, Federacji Rosyjskiej, Ukrainy. W zamian pojawią się zezwolenia na prace krótkoterminową i sezonową.
   Prościej będzie otrzymać zezwolenie, ale ta procedura będzie dłuższa niż oświadczeniowa. Zmiana, która będzie obowiązywać od stycznia 2017 r. wprowadzi zezwolenia na pracę sezonową.  Przeznaczona będzie to dla sektora turystycznego czy rolnego, czyli dla branż uzależnionych sezonowo. Zezwolenie na pracę będzie o wiele łatwiej pozyskać, i nowe zezwolenia dają możliwość tym branżą szybkiego zatrudnienia obcokrajowców w uproszczony sposób.
   W 2015 r. zostało wystawione ponad 780 tysięcy oświadczeń o zamiarze powierzenia pracy obcokrajowcowi. Stanowcza większość była wystawiona dla obywateli Ukrainy (767 tys.).
   W Polsce system prawa integracyjnego jest skomplikowany, te zmiany mają ułatwić procedury i dać wybór pracodawcą co do zezwolenia. Aktualnie pracodawca ma tylko jedną możliwość uzyskiwania zezwolenia na pracę czy pobyt, nowelizacja wprowadzi różnorodność i da możliwość wyboru zezwolenia do specyfikacji pracy konkretnego pracownika.

Regulamin wynagrodzenia i pracy c.d.

 W poprzednim poście http://ksiegowoscpelnamocy.blogspot.com/2016/11/wynagrodzenia-i-regulamin-pracy-zmiany.html zaczęliśmy omawiać regulamin pracy. Teraz zostanie omówiona dalsza część m.in. jakie postulaty nie określone w kodeksie pracy można zawrzeć w regulaminie pracy oraz regulamin wynagrodzenia.

Dodatkowo w regulaminie pracy możemy umieścić postulaty o przeciwdziałanie dyskryminacji i mobbingowi

   W regulaminie pracy pracodawca może umieścić postanowienia, które usprawnią wywiązywanie się jemu z obowiązków wynikających z przepisów antymobbing-owych i zakazu dyskryminacji.  Wobec tego w regulaminie można zamieścić postanowienia, na mocy których pracownicy zobowiązują się do informowania pracodawcy o zauważeniu jakichkolwiek przejawach mobbingu lub naruszeniach zasad równego traktowania w zatrudnieniu. Procedury antydyskryminacyjne i antymobbingowi często umieszczane są w postaci załączników do regulaminu pracy. Dysponowanie taką procedurą z jednej strony zapewnia pracodawcy dodatkowe możliwości ugodowego rozwiązania zaistniałych konfliktów w zakładzie pracy, a z drugiej strony ułatwia pracownikom zawiadamianie i wyjaśnianie przypadków dyskryminacji zatrudnienia czy mobbingu. 

Przykład

Postanowienie 4 Procedury antydyskryminacyjne i mobbing-owe

"Do obowiązków pracownika należy informowanie pracodawcy w formie pisemnej o jakimkolwiek znanym pracownikowi zdarzeniu mogącym negatywnie wpływać  w wszelaki sposób na interesy pracodawcy.Odnosi się to głównie do informowania o wszelkich przejawach mobbingu oraz naruszeniach zasad równego traktowania w zatrudnieniu. Procedura odnosząca się do przeciwdziałania mobbingowi oraz dyskryminowaniu w zatrudnieniu znajduje się w załączniku nr 2 do niniejszego regulaminu."

Regulamin wynagrodzeń

Co warto umieścić w regulaminie wynagrodzenia

   Definiuje się w nim warunki wynagradzania za prace, ale można umieścić w nim także dodatkowe postulaty odnoszące się do innych świadczeń. 

   Obowiązkowe elementy regulaminu pracy zawarte są w kodeksie pracy.  Postulaty w regulaminie wynagradzania nie mogą być dla pracownika mniej korzystne niż regulacje wynikające z kodeksu pracy. W konsekwencji regulamin wynagradzania musi posiadać postanowienia przynajmniej tak korzystne dla pracownika jak przepisy stanowiące w kodeksie pracy lub korzystniejsze.

Próg i zmiany regulaminu wynagradzania

   Aktualnie obowiązek prawny wprowadzenia regulaminu wynagradzania spoczywa na pracodawcy, który  zatrudnia powyżej 19 pracowników nieobjętych zakładowym ani ponad-zakładowym układem zbiorowym pracy.

Określanie liczby pracowników

   Trudności mogą wystąpić przy ocenie, czy pracodawca powinien uwzględniać tylko pracowników zatrudnionych na pełen etat na czas nieokreślony, czy także pracowników zatrudnionych w niepełnym etacie na podstawie umów terminowych. W ustawie nie ma żadnych rozróżnień, a więc pracodawca powinien brać pod uwagę wszystkich pracowników, niezależnie od rodzaju umowy i wymiaru czasu pracy.

   Może mieć miejsce sytuacja, że po wprowadzeniu regulaminu wynagrodzeń u pracodawcy, który zatrudnia powyżej 19 osób nieobjętych układem zbiorowym pracy, liczba zatrudnionych pracowników spadnie poniżej tego poziomu. Kodeks pracy nie zakłada trybu odstąpienia regulaminu w takiej sytuacji. Zgodnie z prawem w takiej sytuacji regulamin pozostaje w mocy.

   Regulamin wynagradzania raz wprowadzony, nie musi obowiązywać wiecznie. Traci on moc w sytuacji objęcia pracowników zakładowym lub ponad-zakładowym układem zbiorowym pracy, ale jedynie takim, który określa warunki wynagradzania za prace oraz przyznawanie innych świadczeń dotyczących pracy. Regulamin wynagradzania stanowi funkcje zastępczą dla tych układów. 

Tryb wprowadzania

   Pracodawca wprowadza regulamin wynagradzania. Jeżeli funkcjonuje u niego zakładowa organizacja związkowa to pracodawca zobowiązany jest uzgodnić z nią treści regulaminu wynagrodzenia. Jeśli nie dojdzie do porozumienia między organizacją, a pracodawcą to regulamin nie zostanie wprowadzony, a warunki wynagrodzenia zostaną unormowane w umowie o pracę. Inna jest sytuacja, jeśli u pracodawcy funkcjonuje dwie lub więcej organizacji związkowych. Wtedy pracodawca jest zobowiązany ustalić treść regulaminu ze wszystkimi organizacjami. W przeciągu 30 dni organizacje związkowe muszą przedstawić pracodawcy uzgodnione stanowisko. Jeżeli tego nie zrobią to pracodawca ma prawo do samodzielnego sporządzenia regulaminu wynagrodzeń po uwzględnieniu indywidualnych stanowisk poszczególnych organizacji.

    Po uzgodnieniu treści regulaminu wynagrodzeń pracodawca jest zobowiązany ogłosić go pracownikom w sposób przyjęty w jego firmie. Niewywiązanie się z tego obowiązku powoduje brak wejścia w życie regulaminu. 
   Jeżeli regulamin wynagradzania wdraża korzystniejsze zasady niż do tej pory obowiązujące na umowach o prace to nie ma konieczności składania wypowiedzeń zmieniających, zmiany te wchodzą w życie automatycznie. Jeżeli wprowadzony regulamin wynagradzania wdraża regulacje mniej korzystne dla pracownika niż obowiązywały dotychczas na umowie o pracę, to pracodawca jest zobowiązany wypowiedzieć pracownikom do tej pory obowiązujące warunki pracy i płacy. W innym razie nowe warunki wynagradzania nie wejdą w życie.

Krąg podmiotów

   Zgodnie z kodeksem pracy przyjmuje się, że regulaminu wynagrodzeń obejmuje zasady wynagradzania wszystkich pracowników, a nie ich część.
   Co ważne, w regulamin wynagrodzeń nie obejmuje pracowników, którzy zarządzają zakładem pracy w imieniu pracodawcy. Jednak zgodnie z orzecznictwem, zezwala się na ujęcie w regulaminie wynagrodzeń świadczeń należnych pracownikom zarządzającym, które nie posiadają charakteru wynagrodzeniowego. Zdaje się jednak, że dla czystości konstrukcji lepiej, aby członkowie zarządu w imieniu pracodawcy nie wydawali takich dokumentów, w których ujmuję się świadczenia należne im jako pracownikom.

Dodatkowe postanowienia

   W regulaminie wynagrodzeń pracodawca określa warunki wynagradzania za prace, ale może umieścić w nim także dodatkowe postulaty o innych świadczeniach związanych z pracą i zasady ich przyznawania.  
   Warunki wynagradzania za prace to głównie wynagrodzenia i różnego rodzaju nagrody, premie wielokrotnie ujmowane w osobnych aktach zwanych np. regulaminem premiowania. Dopuszczalne jest, aby warunki wynagradzania były ustalone poprzez wskazanie wprost wartości wynagrodzenia dla pracownika na danym stanowisku pracy. Regulamin może również wskazać widełki możliwego wynagrodzenia na poszczególnych stanowiskach. Sprecyzowana kwota wynagrodzenia będzie za każdym razem określana indywidualnie z pracownikiem na jego umowie o pracę. Umożliwi to także na zmniejszenie ryzyka podnoszenia przez pracowników zarzutów dyskryminacji płacowej.
   Dodatkowym składnikiem wynagrodzenia może być m.in. premia, prowizja, nagroda. Jeżeli pracodawca ma zamiar, je wprowadzić to jest zobowiązany ustalić w regulaminie ich wysokość i zasady przyznawania.
   Określenia takie jak nagroda, premia, premia uznaniowa nie można stosować zamienię. Premia jest świadczeniem, które należy wpłacić po spełnieniu przez pracowników warunków jego przyznawania. A nagroda stanowi świadczenie uznaniowe o którego przyznaniu pracodawca decyduje samodzielnie.
   Pracodawca ma prawo w regulaminie wynagrodzeń określić również inne świadczenia związane z pracą i zasady ich przyznawania. Te "inne świadczenia " to np. odprawy, należności wynikające z korzystania z prywatnego samochodu w celach służbowych.

Regulamin wynagrodzenia i pracy- zmiany od 2017 r. projekt

 Od 1 stycznia 2017 r. pracodawcy, którzy zatrudniają poniżej 50 pracowników będą mogli wprowadzić wynagrodzenia fakultatywne i regulamin pracy.
   Zostaje zdjęty z przedsiębiorców zatrudniających poniżej 50 osób obowiązek tworzenia regulaminów pracy, jednak pozornie ich to odciąży. Nadal część kwestii będą zobowiązani ustalić w oddzielnych regulacjach.
  Pracodawcy, którzy zatrudniają więcej niż 19 pracowników nie będą mieli obowiązku, tak jak było to dotychczas sporządzać regulamin pracy i wynagrodzenia. Zobowiązani do tworzenia tych regulaminów będą firmy zatrudniające powyżej 50 osób. Przedsiębiorstwa zatrudniające  powyżej 20 pracowników, ale mniej niż 50 pracowników będą miały prawo do tworzenia regulaminów fakultatywnie. Poza jednym wyjątkiem - będzie to obowiązkowe, gdy wystąpi o to organizacja związkowa.
    Nowa regulacja ma wejść w życie 1 stycznia 2017 roku. Regulacja ta ma na celu zmniejszenia części obowiązków przedsiębiorstw, uważanych za zbyteczne, a zatem poprawy warunków prawnych prowadzenia działalności gospodarczych w Polsce. Zdaniem specjalistów cel ten nie do końca jest osiągalny. Proponowane regulacje nie usuwają potrzeb związanych ze sporządzaniem regulaminów wynagrodzeń i pracy.

Regulamin Pracy - co i kiedy w nim wprowadzić

   Obowiązkowa treść regulaminu pracy pochodzi z Kodeksu Pracy. W dokumencie tym wskazane jest, aby umieścić także zagadnienia niewymagane przez przepisy.

   Aktualnie zobowiązani do wprowadzenia regulaminu pracy są pracodawcy zatrudniający powyżej 19 pracowników, o ile treść regulaminu nie została zawarta w  układzie zbiorowym pracy. Obowiązku wprowadzenia regulaminu nie mają przedsiębiorstwa zatrudniające poniżej 20 pracowników. Nie znaczy to, że nie mają oni prawa dobrowolnie zdecydować się na uregulowaniu organizacji i porządku pracy akurat w takiej formie. Kodeks pracy nie pozwala wprost na wprowadzenie regulaminu pracy, ale  w praktyce uznaje się, że jest to dozwolone.

Źródła prawa

  Regulamin pracy stanowi jedyne źródło prawa pracy. Sporządza go pracodawca w porozumieniu z zakładową organizacją związkową. W tej sprawie strony mogą uzgodnić termin, w którym będą porozumiewać się w sprawie regulaminu. Jeśli w danym terminie nie dojdzie do spotkania pracodawca samodzielnie wprowadza regulamin. Jeśli organizacja związkowa posiada więcej niż jednego członka to ma 30 dni na zaprezentowanie pracodawcy wspólnie ustalonego stanowiska. W sytuacji niedochowania danego terminu pracodawca ma prawo samodzielnie sporządzić regulamin pracy po rozważeniu indywidualnych stanowisk organizacji. Dodatkowo do samodzielnego sporządzenia regulaminu pracy przez pracodawce zachodzi wtedy, gdy nie funkcjonują u niego zakładowe organizacje związkowe.
   Regulamin obowiązuje po upływie 2 tygodni po ogłoszeniu jego pracownikom. Obowiązkiem pracodawcy jest zapoznanie pracownika z regulaminem przed dopuszczeniem go do wykonywania pracy. Oświadczenie o zapoznaniu się z treścią regulaminu trzyma się w aktach pracowniczych, ma to istotne znaczenie dowodowe w sytuacji np. wyegzekwowania od pracownika odpowiedzialności za złamanie regulaminu.

Wymagana treść 

   Postanowienia, które muszą być zawarte w regulaminie pracy określa kodeks pracy.

Regulamin pracy powinien zawierać:

• organizacje pracy
• warunki przebywania na terenie pracy w ciągu pracy i po jej zakończeniu
• sposób potwierdzenia przez pracowników obecności w pracy oraz sposób usprawiedliwienia nieobecności
• system i rozkład czasu pracy oraz uznany okres rozliczeniowy czasu pracy
• porę nocną
• termin, częstotliwość, miejsce wypłaty wynagrodzenia
• obowiązki odnośnie bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ochrony przeciwpożarowej w tym metoda przekazywania informacji pracownika o ryzyku zawodowym związanym z wykonywaniem pracy, wyposażenie pracownika w materiały i narzędzia, obuwie i odzież robocza, a także środki indywidualnej ochrony i higieny osobistej
• wykaz prac zabronionych nieletnim i kobietą, a także rodzaje prac i wykaz stanowisk dozwolonych dla nieletnich w zależności do celu ich zatrudnienia
• informacje o stosowanych karach 

   W praktyce najtrudniejsze jest w regulaminie pracy prawidłowe określenie postanowień dotyczących czasu pracy. Nie budzi zastrzeżeń sytuacja, kiedy wszyscy pracownicy zatrudnieni są w podstawowym systemie czasu pracy. W takiej sytuacji wystarczy zapisanie w regulaminie pracy postanowienia ukazującego objęcie pracowników tym systemem. Jeśli pracodawca chce wprowadzić również inny system to postulaty o jego wprowadzeniu powinny zostać zapisane w regulaminie pracy z dokładnym wskazaniem jakie stanowiska pracy będzie obejmować ten system. Można tu także zastosować odesłanie do konkretnych jednostek organizacyjnych czy działów występujących w strukturze spółki. Ważne jest, aby w treści regulaminu określić rozkład czasu pracy. Dotyczy to ogólnego ustalenia godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy. 

Przykład

Postanowienie 1 System i rozkład
Pracownicy z działu obsługi klientów biznesowych zatrudnieni są w tożsamym systemie czasu pracy. Uzgadnia się dla nich następujący rozkład pracy: Poniedziałek - wtorek 8:00 - 16:00, środa- czwartek 7:00-15:00, piątek 9:00- 15:00.

   
    Jeśli pracownicy pracują w systemie zmianowym, to należy także określić, których pracowników to dotyczy i unormować dokładne godziny rozpoczynania i zakończenia pracy na konkretnych zmianach.
   Warto również przyjrzeć się bliżej sposobom potwierdzania obecności pracowników. Potwierdzić swoją obecność w pracy pracownik może w postaci tradycyjnej, za pomocą podpisu na liście obecności lub za pomocą systemów elektronicznych. Na pracodawcy spoczywają konkretne obowiązki dotyczące prowadzenia ewidencji czasu pracy, z tego powodu zrozumiałe określenie zasad w tym zakresie ma zasadnicze znaczenie głównie w razie sytuacji spornej z pracownikiem np. dotyczącej wypłaty wynagrodzenia za nadgodziny.

Kwestie pozakodeksowe

   Pracodawca ma prawo zapisać w regulaminie pracy wiele innych postanowień, które nie znajdują się w kodeksie pracy, a dostosują organizacje pracy do potrzeb pracodawcy, ustalą obowiązki i prawa pracownika niewymienione w kodeksie pracy. Wielokrotnie ma miejsce przepisywanie przez pracodawców do regulaminów pracy kodeksu pracy lub rozporządzeń. Warto wystrzegać się wpisywania do regulaminu zbyt dużej ilości postulatów kodeksowych, ponieważ przepisy często się zmieniają.

Kontrola pracowników

   Jednym przykładowym postanowieniem, które nie musi, ale może znaleźć się w regulaminie pracy są zasady kontrolowania pracowników. Kontrola pracowników jest dopuszczalna, jeśli są spełnione określone przesłanki. Głównie musi być usprawiedliwiony cel z jakiego powodu jest przeprowadzana kontrola. W treści regulaminu powinny znajdować się określone sytuacje w jakich pracownicy mogą zostać skontrolowani, co może być przedmiotem kontroli, sposób przeprowadzania kontroli. W postulatach regulaminu pracy warto ująć informację o monitoringu używanych telefonów służbowych czy poczty elektronicznej równoczesnym ustaleniem zasad korzystania ze sprzętu służbowego.  

W następnym poście zostanie omówiona dalsza część jakie dodatkowe postulaty nie określone przez kodeks pracy może zawierać regulamin pracy oraz regulamin wynagrodzenia.

Ewidencja realizacji zlecenia pracownika- zmiany od 2017 r.

 
Od 2017 r. firmy zatrudniające pracowników na umowę zlecenie, będą zobowiązane do prowadzenia ewidencji godzinowej czasu realizacji zlecenia przez pracowników tymczasowych.
   Obowiązek ten wynika ze zmiany ustawy o minimalnym wynagrodzeniu za pracę. Znowelizowana ustawa określa minimalną stawkę godzinową wynagrodzenia za wykonanie zlecenia, a także nakłada obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy tymczasowych pracowników. Głównym celem tych zmian jest zapobieganie nadużywania przez pracodawców umów cywilnoprawnych. Nasuwa się jednak pytanie kogo w praktyce będzie obowiązywał obowiązek ewidencjonowania przepracowanych przez pracowników tymczasowych godzin.
  Obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy zleceniobiorcy od nowego roku będzie nałożony również na relacje między pracodawcą użytkownikiem, a agencją pracy tymczasowej. Obowiązek ten nie będzie ciążył na agencji, chociaż to agencja podpisuje umowę- zlecenie z pracownikiem tymczasowym na rzecz pracodawcy użytkownika. Zobowiązany to prowadzenia ewidencji czasu pracy będzie pracodawca użytkownik.
   Tematem ewidencji ma być liczba godzin realizowanego zlecenia. Wydaje się to sensowne, jeśli pracodawca użytkownik faktycznie nadzoruje zleceniobiorce oraz zarządza jego czasem pracy. Jaki wobec tego jest cel tej ewidencji? Po wydaniu przez pracodawce użytkownika ewidencji czasu pracy agencji, agencja będzie sprawdzała czy pracownikowi została wypłacona minimalna stawka godzinowa.  W rezultacie rozliczenie pomiędzy zleceniobiorcą, a agencją nie musi opierać się na stawce godzinowej.
   W rachubę może wchodzić m.in. wynagrodzenie zależne od liczby reklamacji złożonych przez pracodawce użytkownika czy wynagrodzenie akordowe. Niezupełnie taka ewidencja będzie stanowić podstawę rozliczenia między tymi podmiotami. W rachubę mogą wchodzić inne zasady rozliczenia opierające się na innych ewidencjach sporządzanych przez strony lub przekazywanych informacji. Nie ma przeciwwskazań, żeby pracodawca użytkownik płacił agencji nie tylko za czas poświęcony na realizacje zlecenia, ale również za uzyskane efekty.
   Sporządzania ewidencji czasu pracy przez pracodawce użytkownika nie stanowi nowości na rynku. Zmiana ma na celu nałożenia obowiązku prowadzenia ewidencji czasu pracy przez pracodawce użytkownika.
   Właściwie takie ewidencje można spotkać już dziś u wielu pracodawców użytkowników. Ich zamiar jest nieco inny, niż wynikający ze znowelizowanej ustawy. Aktualnie wykorzystuje się je do rozliczania agencji z pracodawcą użytkownikiem. Mogą również być dodatkowym zabezpieczeniem przeznaczonym do kontroli wysokości naliczanego wynagrodzenia przez agencje za usługi zleceniobiorców. W zależności od zapotrzebowania pracodawcy użytkownika przedmiot umowy może stanowić wynajęcie pracowników tymczasowych na kilka godzin, dni, tygodni czy kilka miesięcy. Jest przy tym wiele sposobów naliczania wynagrodzenia agencji za świadczone usługi na rzecz pracodawcy użytkownika. Strony mają prawo do regulowania tej kwestii według własnych zasad nawet poprzez ustalenie stałego wynagrodzenia miesięcznego czy wynagrodzenie za wykonane czynności, przepracowany czas bądź wykorzystując wszystkie inne policzalne wskaźniki. Według zasady swobody umów, strony mogą określić w dowolny sposób  zasady wynagrodzenia. Nowelizacja ustawy daje tylko ograniczenie co do wysokości minimalnego wynagrodzenia zleceniobiorcy za godzinę pracy.
   Rzetelne sporządzanie ewidencji czasu pracy pracowników tymczasowych jest w interesie zarówno pracodawcy użytkownika jak i agencji. Ponieważ na tej podstawie zostaje wystawiana faktura dla pracodawcy użytkownika.
   Nowelizacja ustawy bez wątpienia zmienia aktualne relacje między agencją, a pracodawcą użytkownikiem w zakresie sporządzania ewidencji czasu pracy. Nowe przepisu nakazują pracodawcy użytkownikowi sporządzanie ewidencji godzinowej realizacji zlecenia, nie zważając na treść umowy pracodawcy z agencją tymczasową. Równocześnie obliguje agencje do wypłaty wynagrodzenia zleceniobiorcy z zastosowaniem przepisu dotyczącego minimalnej stawki godzinowej. W praktyce do agencji należy tak uregulować umowę z pracodawcą użytkownikiem, aby w rzetelny sposób móc zweryfikować należne wynagrodzenie zleceniobiorcy. Strony powinny ustalić co obejmuje ewidencja, jako powinno się liczyć godziny realizowanego zlecenia czy od realnego rozpoczęcia realizowanie zlecenia czy od momentu przekroczenia przez zleceniobiorce bramki zakładu. To samo odnosi się do zakończenia zlecenia, przerw na posiłek, papierosa.  Strony powinny wziąć pod uwagę tryb reklamacyjny oraz formę i termin przekazywanej ewidencji.
  Podsumowując wszyscy pracodawcy zatrudniający pracownika na umowę zlecenie bezpośrednio czy za pośrednictwem agencji tymczasowej będą zobowiązani prowadzi ewidencje czasu pracy. Przepis nie reguluje jak powinna wyglądać taka ewidencja.

Wynagrodzenie za prace w porze nocnej

 

Dzień roboczy pracownika może być w porze dziennej, jak i nocnej. Praca w nocy jest stanowczo bardziej obciążająca dla pracowników, gdyż zakłóca naturalne prawa funkcjonowania organizmu człowieka, z tego powodu ustawodawca w szczególny sposób normuje zagadnienia dotyczące pracy w porze  nocnej.

Praca w nocy

   Za pracę nocną uważa się pracę w godzinach od 21:00 do 7:00. Pracodawca ma prawo wyboru 8 godzin z podanego przedziału czasowego. Praca nocna powinna być regulowana w układzie zbiorowym pracy bądź w regulaminie pracy. Jeśli pracodawca nie jest zobowiązany do sporządzenia regulaminu i nie obowiązuje u niego układ zbiorowy pracy to informacja o wyznaczonej porze nocnej musi pojawić się w ogłoszeniu lub w informacji indywidualnej, o warunkach zatrudnienia pracownika.

 Pracodawca ma prawo uzgodnienia 8 godzin pory nocnej inaczej dla każdej grupy pracowników.

Przykład

 W firmie XYZ pora nocna dla pracowników na stanowisku pakowaczy jest od 22:00 do 6:00, dla pracowników ochrony od 23:00 do 7:00, a dla pracowników produkcji od 21:00 do 5:00.

 Jeżeli pracodawca nie wyznaczył pory nocnej uznaje się, że praca  w porze nocnej jest pracą wykonywaną w godzinach od 21:00 do 7:00 i za tą prace przysługuje dodatkowe wynagrodzenie.

   Jeżeli w firmie pracownicy rzeczywiście nie pracują w porze nocnej to i tak pracodawca jest zobowiązany określić 8 godzin pracy z przedziału 21:00 do 7:00 jako porę nocną. Praca w nocy może pojawić się z przyczyn niespodziewanych.

 Zakaz pracy w porze nocnej

   Przepisy zabraniają zatrudniania w nocy następujące osoby:

• kobiety w ciąży
• pracowników młodocianych
• osoby sprawujące opiekę nad dziećmi do 4 roku życia, chyba że pracownik zgadza się na prace w porze nocnej
• osoby niepełnosprawne, chyba że lekarz, który prowadzi badania profilaktyczne bądź lekarz opiekujący się pracownikiem wyrazi na to zgodę.

   Według Kodeksu pracy, pracownikiem pracującym w porze nocnej jest pracownik u którego w rozkładzie czasu pracy jest  w każdej dobie przynajmniej 3 godziny pracy w nocy lub przynajmniej 1/4 czasu pracy w okresie rozliczeniowym jest w porze nocnej.

   Czas pracy pracownika w porze nocnej, który wykonuje pracę bardzo niebezpieczną lub wymagającą dużego wysiłku fizycznego albo umysłowego nie może przekraczać ośmiu godzin na dobę. Ograniczenie to nie dotyczy:

• pracowników, którzy zarządzają na rzecz pracodawcy
• sytuacji, w której jest konieczne przeprowadzenie akcji ratowniczej w celu ochrony zdrowa lub życia człowieka, ochrony środowiska lub mienia, usuniecie awarii.

Dodatek za prace wykonywaną w nocy należy się wszystkim pracownikom, bez względu na to czy są pracownikami pracującymi w nocy. 

   Wykaz prac bardzo niebezpiecznych lub wymagających dużego wysiłku fizycznego albo umysłowego ustala pracodawca w porozumieniu przedstawicielami pracowników lub zakładową organizacją związkową i po zasięgnięciu opinii lekarza opiekującego się pracownikami.

  Na pisemny wniosek pracownika, który pracuje w nocy pracodawca jest zobowiązany poinformować właściwego inspektora pracy o zatrudnianiu pracowników w nocy.

Wynagrodzenie za prace w nocy

   Za wszystkie godziny pracy w nocy pracownikowi należy się dodatkowe wynagrodzenie w wartości 20% stawki godzinowej wynikającej z minimalnego wynagrodzenia.

   Godzinowa stawka dodatku za prace w porze nocnej powinna być określona oddzielnie dla każdego pracownika i w każdym miesiącu. Wysokość stawki obliczamy dzieląc wartość najniższego wynagrodzenia przez liczbę godzin pracujących w danym miesiącu. 

Przykład

Minimalne wynagrodzenie w 2016 r. wynosi 1850 zł. Pracownik przepracował we wrześniu 15 godzin w porze nocnej. Ilość godzin pracujących we wrześniu wynosiła 176. Zatem pracownikowi należy się dodatek w wysokości 2,10 zł za każdą godzinę pracy w nocy czyli 31,50 zł, zgodnie z wyliczeniem (1850/176)=10,51 zł 10,51*20%=2,10 zł; 15 godzin *2,10 zł=31,50 zł.

   Przyjęte u pracodawcy przepisy płacowe mogą uwzględniać wyższy dodatek do wynagrodzenia za prace w nocy niż wynika z przepisów Kodeksu pracy.

    Dodatek za prace w nocy należy się bez względu na dodatek za prace w nadgodzinach. Praca w nocy i w nadgodzinach uprawnia pracownika do dodatku za pracę w nocy jak i w godzinach nadliczbowych.

Prace zabronione w okresie ciąży zmiana kodeksu pracy

 

Nowelizacja kodeksu pracy art. 176 zawęża krąg kobiet, które nie mogą  robić prac wzbronionych. Zmiany weszły w życie w dniu 3 sierpnia 2016 r. Dokonana została nowelizacji artykułu, który zabraniał zatrudniania kobiet w ciąży przy pracach szczególnie szkodliwych lub uciążliwych dla zdrowia. Wykaz prac zakazanych był pokazany w rozporządzeniu Rady Ministrów z dnia 10 września 1996 r. w sprawie wykazu prac szczególnie szkodliwych lub uciążliwych dla zdrowia (Dz. U.z 1996 r. Nr 144, poz. 545 ze zm).
   Poprzednie przyjęte przez Kodeks pracy rozwiązania przez Komisję Europejską zostały uznane za niezgodne z rozporządzeniami dyrektywy 2002/73/WE, w sprawie wdrożenia w życie zasad równego traktowania kobiet i mężczyzn w ramach dostępu do kształcenia, zatrudniania, awansu, a także warunków pracy.
   Na podstawie znowelizowanego artykułu 176 Kodeksu pracy kobiety karmiące piersią oraz kobiety w ciąży nie mogą wykonywać prac niebezpiecznych, uciążliwych lub szkodliwych dla zdrowia, które mogą niekorzystnie wpływać na ich zdrowie, karmienie dziecka piersią lub przebieg ciąży. W nowelizacji ustawy ustawodawca zmniejszył krąg kobiet, które nie mogą wykonywać wzbronionych prac.
   Ustawa nałożyła na Radę Ministrów obowiązek ustalenia w drodze rozporządzenia wykazu wzbronionych prac.

 Wykaz ten obejmuje prace, które:

     1. Związane są z nadmiernym wysiłkiem fizycznym w tym ręcznym noszeniem ciężarów, a także wymuszanie pozycji ciała.

• wszystkie prace przy, których największa wartość obciążenia pracą fizyczną przekracza spalanie 1 200 kalorii;
• prace wymagające ręcznego podnoszenia i przenoszenia ciężarów o wadze przekraczającej 12 kg przy pracy stałej, 20 kg przy pracy dorywczej (maksymalnie 4 razy na godzinę)
• ręczne obsługiwanie elementów urządzeń, które wymagają użycia siły przekraczającej 50 N przy pracy stałej, 100 N przy pracy dorywczej;
• obsługa nożna elementów urządzeń, które wymagają użycia siły przekraczającej 120 N przy pracy stałej, 200 N przy pracy dorywczej;
• ręczne przenoszenie pod górę o wysokości nie większej niż 5 m, a maksymalnym kącie nachylenia 30 stopni ciężarów o wadze przekraczającej 8 kg przy pracy stałej, 15 kg przy pracy dorywczej  (maksymalnie 4 razy na godzinę);
• przewożenie ciężarów o wadze przekraczającej 50 kg przy użyciu taczek jednokołowych, 80 kg przy użyciu wózka 2,3,4 kołowego, 300 kg przy użyciu wózka na szynach. (Podane masy obejmują również masę urządzenia transportowego i dotyczy przewożenia ciężarów na równej i twardej powierzchni, o kącie nachylenia nie wyższym niż 2 stopnie przy pracy stałej, 1 stopień przy pracy dorywczej). 

     2. Prace w mikroklimacie gorącym, zimnym i zmiennym.

• praca w warunkach w których wskaźnik PMV jest wyższy 1,5 lub niższy od -1,5,
• praca w środowisku, gdzie są niespodziewane zmiany temperatur w zakresie 15 stopni Celsjusza

     3. Prace w drganiach i hałasie. 

• praca w 8 godzinnym dniu, gdzie hałas przekracza wartość 65 db

     4. Prace narażające na działanie promieniowania nadfioletowego i jonizującego, pól elektromagnetycznych, przy monitorach ekranowych.

• prace przy polach elektromagnetycznych o natężeniu wyższym od wartości dla sfery bezpiecznej
• praca w środowisku, gdzie jest przekroczona 1/4 wartości najwyższych dozwolonych natężeń promieniowania nadfioletowego
• praca warunkach, które narażają na promieniowanie jonizujące  
• praca przy obsłudze monitorów ekranowych powyżej 4 godzin na dobę

     5. Prace na wysokościach i pod ziemią poniżej poziomu gruntu.

• praca we wszystkich kopalniach pod ziemią
• praca na wysokościach pod stałymi podestami, galeriami, pomostami i innymi stałymi podwyższeniami, które posiadają kompletne zabezpieczenie przed upadkiem oraz schodzeniem i wchodzeniem po drabinie
• prace w zbiornikach otwartych oraz na wykopach

     6. Prace w obniżonym lub podwyższonym ciśnieniu.

     7. Prace w kontakcie ze szkodliwymi czynnikami biologicznymi.

• praca, która stwarza ryzyko zakażeniem wirusem ospy wietrznej i półpaśca, wirusem zapalenia wątroby typu B, wirusem HIV, Wirusem różyczki, wirusem cytomegalii, toksoplazmozą, pałeczką listeriozy
• praca przy zwierzętach zakażonych chorobami inwazyjnymi i zakaźnymi.  

     8. Prace narażone na działanie szkodliwych substancji.

• praca w warunkach narażających na działanie czynników rakotwórczych oraz możliwym działaniu rakotwórczym
• praca w narażeniu na następujące substancje chemiczne: chloropren, etylen dwu-bromek, 2- etoksyetanol, leki cytostatyczne, mangan, 2 metoksyetenol, ołów i jego związki organiczne i nieorganiczne, rtęć i jego związki organiczne i nieorganiczne, styren, syntetyczne estrogeny i progesterony, węgiel dwusiarczek, preparaty do ochrony roślin
• praca w narażeniu na działanie rozpuszczalników organicznych

     9. Prace narażające na ciężkie urazy psychiczne i fizyczne. 

• praca w wymuszonym rytmie pracy (np. praca na taśmie)
• praca wewnątrz kanałów i zbiorników
• praca tworząca ryzyko ciężkiego urazu psychicznego lub fizycznego.