Regulamin wynagrodzenia i pracy- zmiany od 2017 r. projekt

 Od 1 stycznia 2017 r. pracodawcy, którzy zatrudniają poniżej 50 pracowników będą mogli wprowadzić wynagrodzenia fakultatywne i regulamin pracy.
   Zostaje zdjęty z przedsiębiorców zatrudniających poniżej 50 osób obowiązek tworzenia regulaminów pracy, jednak pozornie ich to odciąży. Nadal część kwestii będą zobowiązani ustalić w oddzielnych regulacjach.
  Pracodawcy, którzy zatrudniają więcej niż 19 pracowników nie będą mieli obowiązku, tak jak było to dotychczas sporządzać regulamin pracy i wynagrodzenia. Zobowiązani do tworzenia tych regulaminów będą firmy zatrudniające powyżej 50 osób. Przedsiębiorstwa zatrudniające  powyżej 20 pracowników, ale mniej niż 50 pracowników będą miały prawo do tworzenia regulaminów fakultatywnie. Poza jednym wyjątkiem - będzie to obowiązkowe, gdy wystąpi o to organizacja związkowa.
    Nowa regulacja ma wejść w życie 1 stycznia 2017 roku. Regulacja ta ma na celu zmniejszenia części obowiązków przedsiębiorstw, uważanych za zbyteczne, a zatem poprawy warunków prawnych prowadzenia działalności gospodarczych w Polsce. Zdaniem specjalistów cel ten nie do końca jest osiągalny. Proponowane regulacje nie usuwają potrzeb związanych ze sporządzaniem regulaminów wynagrodzeń i pracy.

Regulamin Pracy - co i kiedy w nim wprowadzić

   Obowiązkowa treść regulaminu pracy pochodzi z Kodeksu Pracy. W dokumencie tym wskazane jest, aby umieścić także zagadnienia niewymagane przez przepisy.

   Aktualnie zobowiązani do wprowadzenia regulaminu pracy są pracodawcy zatrudniający powyżej 19 pracowników, o ile treść regulaminu nie została zawarta w  układzie zbiorowym pracy. Obowiązku wprowadzenia regulaminu nie mają przedsiębiorstwa zatrudniające poniżej 20 pracowników. Nie znaczy to, że nie mają oni prawa dobrowolnie zdecydować się na uregulowaniu organizacji i porządku pracy akurat w takiej formie. Kodeks pracy nie pozwala wprost na wprowadzenie regulaminu pracy, ale  w praktyce uznaje się, że jest to dozwolone.

Źródła prawa

  Regulamin pracy stanowi jedyne źródło prawa pracy. Sporządza go pracodawca w porozumieniu z zakładową organizacją związkową. W tej sprawie strony mogą uzgodnić termin, w którym będą porozumiewać się w sprawie regulaminu. Jeśli w danym terminie nie dojdzie do spotkania pracodawca samodzielnie wprowadza regulamin. Jeśli organizacja związkowa posiada więcej niż jednego członka to ma 30 dni na zaprezentowanie pracodawcy wspólnie ustalonego stanowiska. W sytuacji niedochowania danego terminu pracodawca ma prawo samodzielnie sporządzić regulamin pracy po rozważeniu indywidualnych stanowisk organizacji. Dodatkowo do samodzielnego sporządzenia regulaminu pracy przez pracodawce zachodzi wtedy, gdy nie funkcjonują u niego zakładowe organizacje związkowe.
   Regulamin obowiązuje po upływie 2 tygodni po ogłoszeniu jego pracownikom. Obowiązkiem pracodawcy jest zapoznanie pracownika z regulaminem przed dopuszczeniem go do wykonywania pracy. Oświadczenie o zapoznaniu się z treścią regulaminu trzyma się w aktach pracowniczych, ma to istotne znaczenie dowodowe w sytuacji np. wyegzekwowania od pracownika odpowiedzialności za złamanie regulaminu.

Wymagana treść 

   Postanowienia, które muszą być zawarte w regulaminie pracy określa kodeks pracy.

Regulamin pracy powinien zawierać:

• organizacje pracy
• warunki przebywania na terenie pracy w ciągu pracy i po jej zakończeniu
• sposób potwierdzenia przez pracowników obecności w pracy oraz sposób usprawiedliwienia nieobecności
• system i rozkład czasu pracy oraz uznany okres rozliczeniowy czasu pracy
• porę nocną
• termin, częstotliwość, miejsce wypłaty wynagrodzenia
• obowiązki odnośnie bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ochrony przeciwpożarowej w tym metoda przekazywania informacji pracownika o ryzyku zawodowym związanym z wykonywaniem pracy, wyposażenie pracownika w materiały i narzędzia, obuwie i odzież robocza, a także środki indywidualnej ochrony i higieny osobistej
• wykaz prac zabronionych nieletnim i kobietą, a także rodzaje prac i wykaz stanowisk dozwolonych dla nieletnich w zależności do celu ich zatrudnienia
• informacje o stosowanych karach 

   W praktyce najtrudniejsze jest w regulaminie pracy prawidłowe określenie postanowień dotyczących czasu pracy. Nie budzi zastrzeżeń sytuacja, kiedy wszyscy pracownicy zatrudnieni są w podstawowym systemie czasu pracy. W takiej sytuacji wystarczy zapisanie w regulaminie pracy postanowienia ukazującego objęcie pracowników tym systemem. Jeśli pracodawca chce wprowadzić również inny system to postulaty o jego wprowadzeniu powinny zostać zapisane w regulaminie pracy z dokładnym wskazaniem jakie stanowiska pracy będzie obejmować ten system. Można tu także zastosować odesłanie do konkretnych jednostek organizacyjnych czy działów występujących w strukturze spółki. Ważne jest, aby w treści regulaminu określić rozkład czasu pracy. Dotyczy to ogólnego ustalenia godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy. 

Przykład

Postanowienie 1 System i rozkład
Pracownicy z działu obsługi klientów biznesowych zatrudnieni są w tożsamym systemie czasu pracy. Uzgadnia się dla nich następujący rozkład pracy: Poniedziałek - wtorek 8:00 - 16:00, środa- czwartek 7:00-15:00, piątek 9:00- 15:00.

   
    Jeśli pracownicy pracują w systemie zmianowym, to należy także określić, których pracowników to dotyczy i unormować dokładne godziny rozpoczynania i zakończenia pracy na konkretnych zmianach.
   Warto również przyjrzeć się bliżej sposobom potwierdzania obecności pracowników. Potwierdzić swoją obecność w pracy pracownik może w postaci tradycyjnej, za pomocą podpisu na liście obecności lub za pomocą systemów elektronicznych. Na pracodawcy spoczywają konkretne obowiązki dotyczące prowadzenia ewidencji czasu pracy, z tego powodu zrozumiałe określenie zasad w tym zakresie ma zasadnicze znaczenie głównie w razie sytuacji spornej z pracownikiem np. dotyczącej wypłaty wynagrodzenia za nadgodziny.

Kwestie pozakodeksowe

   Pracodawca ma prawo zapisać w regulaminie pracy wiele innych postanowień, które nie znajdują się w kodeksie pracy, a dostosują organizacje pracy do potrzeb pracodawcy, ustalą obowiązki i prawa pracownika niewymienione w kodeksie pracy. Wielokrotnie ma miejsce przepisywanie przez pracodawców do regulaminów pracy kodeksu pracy lub rozporządzeń. Warto wystrzegać się wpisywania do regulaminu zbyt dużej ilości postulatów kodeksowych, ponieważ przepisy często się zmieniają.

Kontrola pracowników

   Jednym przykładowym postanowieniem, które nie musi, ale może znaleźć się w regulaminie pracy są zasady kontrolowania pracowników. Kontrola pracowników jest dopuszczalna, jeśli są spełnione określone przesłanki. Głównie musi być usprawiedliwiony cel z jakiego powodu jest przeprowadzana kontrola. W treści regulaminu powinny znajdować się określone sytuacje w jakich pracownicy mogą zostać skontrolowani, co może być przedmiotem kontroli, sposób przeprowadzania kontroli. W postulatach regulaminu pracy warto ująć informację o monitoringu używanych telefonów służbowych czy poczty elektronicznej równoczesnym ustaleniem zasad korzystania ze sprzętu służbowego.  

W następnym poście zostanie omówiona dalsza część jakie dodatkowe postulaty nie określone przez kodeks pracy może zawierać regulamin pracy oraz regulamin wynagrodzenia.