Przykładowa częsta problematyczna sytuacja:
W kwietniu 2018 roku został dokonany zakup towaru handlowego. Kontrahent z tego tytułu wystawił fakturę, ale nigdy jej nie otrzymał w związku z tym nabywca nie uregulował faktury. W styczniu 2019 sprzedawca upomniał się o należność, wyniku analizy wyszło, że nabywca nie ma tej faktury, a więc poprosił o duplikat. Pytanie brzmi czy nabywca mam prawo odliczyć VAT w deklaracji za kwiecień 2018 czy styczeń 2019 r.? Czy w JPK VAT powinien ująć datę wystawienia i numer faktury z pierwotnej czy duplikatu?
W takiej sytuacji podatnik ma prawo odliczyć VAT z otrzymanego duplikatu w styczniu 2019 roku, a w JPK VAT powinien wykazać numer i datę wystawienia duplikatu.
Czynny podatnik VAT ma prawo do odliczenia VAT-u od zakupu towarów i usług, które stanowią koszty uzyskania przychodu. Prawo do odliczenia przysługuję w okresie w którym u sprzedawcy powstał obowiązek podatkowy, ale nie wcześniej niż za okres w którym podatnik otrzymał fakturę. Pomijając tu kwestie przewidzianych przez ustawodawcę jako szczególnych terminów odliczenia VAT dla niektórych czynności.
Jeżeli podatnik nie dokonał odliczenia VAT w tym terminie, w którym ma prawo go odliczyć to może jeszcze to zrobić w jednym z dwóch kolejnych okresów rozliczeniowych. Jeśli nie dotrzyma również tych terminów to może odliczyć VAT przez korektę deklaracji podatkowej za miesiąc w której otrzymał fakturę, jednak nie później niż w ciągu 5 lat licząc od początku roku w którym powstało prawo do odliczenia.
Dokumentem dającym prawo do odliczenia VAT-u jest faktura jak i jej duplikat wystawiony w sytuacji, gdy faktura zaginie lub ulegnie zniszczeniu. Duplikat ma identyczną moc prawną jak i faktura pierwotna, ponieważ dokumentuje to samo zdarzenie gospodarcze. Należy zwrócić jednak uwagę, że termin odliczenia VAT-u z duplikatu zależny jest od okoliczności jego wystawienia tj. od tego czy nabywca dostał wcześniej fakturę pierwotną, która następnie uległa zniszczeniu lub zginęła. Jeśli podatnik odliczył VAT z pierwotnej faktury, która następnie uległa zniszczeniu lub zginęła, wówczas duplikat faktury stanowi tylko potwierdzenie, że podatnik miał prawo do odliczenia VAT-u. Jednak jeśli podatnik nie otrzymał pierwotnej faktury, wówczas taki duplikat jest traktowany jak oryginał faktury. Podatnik ma prawo do odliczenia VAT za okres, w którym otrzymał duplikat. W tym przykładzie tj. styczeń 2019 lub dwa kolejne okresy rozliczeniowe.
