Ewidencja księgowa wpłat na PFRON

  

 

Obowiązek dokonywania wpłat na PFRON oraz zasady ich obniżania po zmianach z dnia 1 lipca 2016 roku

  Zobowiązane do dokonywania wpłat na PFRON są spółki zatrudniające przynajmniej 25 pracowników w przeliczeniu na pełen wymiar czasu pracy. Wpłaty te dokonuje się w wysokości iloczynu 40,65% średniego wynagrodzenia i liczby pracowników odpowiadającej różnicy pomiędzy zatrudnieniem zapewniającym uzyskanie wskaźnika zatrudnienia osób niepełnosprawnych w wysokości 6%, a rzeczywistym zatrudnianiem niepełnosprawnych osób. Zobowiązani do dokonywania wpłat na PFRON są pracodawcy, u których wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych wynosi przynajmniej 6%.
   Dla wyższych szkół zawodowych, publicznych i niepublicznych uczelni, publicznych i niepublicznych szkół, placówek opiekuńczo-wychowawczych i resocjalizacyjnych oraz zakładów kształcenia nauczycieli wskaźnik zatrudnienia niepełnosprawnych osób wynosi 2%.
   Obowiązku dokonywania wpłat na PFRON nie mają urzędy konsularne, placówki dyplomatyczne, przedstawiciele misji zagranicznych. Zwolnieni z wpłat są również pracodawcy, których zakład pracy jest w likwidacji bądź ogłosili upadłość lub nie działa w celu osiągniecia zysku:

• hospicja w rozumieniu przepisów o działalności leczniczej,
• domy pomocy społecznej,
• publiczne i niepubliczne jednostki organizacyjne u których przedmiotem prowadzonej działalności jest rehabilitacja społeczna i lecznicza osób niepełnosprawnych, edukacja osób niepełnosprawnych bądź opieka nad osobami niepełnosprawnymi,
• zakłady opiekuńczo-lecznicze.

   Pracodawcy, którzy mają obowiązek dokonywania wpłat na PFRON, muszą regulować te płatności do 20 dnia kolejnego miesiąca następującego po miesiącu w którym powstała okoliczność powodująca obowiązek wpłaty oraz muszą składać poprzez formularz elektroniczny do Zarządu Funduszu miesięczne i roczne deklaracje.

Obniżenie wpłat dokonywanych na PFRON z tytułu dokonywanych zakupów

  
   Pracodawcy, którzy mają obowiązek dokonywania wpłat na PFRON mogą zmniejszyć ich wysokość.
   Od 1 lipca 2016 roku obowiązek dokonywania wpłaty na PFRON z tytułu nie uzyskania określonego wskaźnika zatrudnienia osób niepełnosprawnych, podlega zmniejszeniu z tytułu zakupu usług lub produkcji, z wyłączeniem handlu, odpowiednio świadczonej lub wytworzonej przez pracodawcę usługi/produktu, który zatrudnia przynajmniej 25  pracowników w przeliczeniu na pełen etat i osiąga wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych zaliczany do:

• znacznego stopnia niepełnosprawności bądź
• umiarkowanego stopnia niepełnosprawności, w odniesieniu do których zostało orzeczona choroba psychiczna, całościowe zaburzenie rozwojowe lub epilepsję, upośledzenie umysłowe oraz niewidomość

w wysokości przynajmniej 30%. Zmiany te zostały wdrożone ustawą z dnia 25 września 2015 roku o zmianie ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnienia osób niepełnosprawnych.

Od 1 lipca 2016 roku warunkiem do zmniejszenia wpłat jest:

• uregulowanie zobowiązania za zakup usługi lub produkcji w terminie określonym na fakturze, w sytuacji regulowania płatności za pomocą rachunku bankowego za datę uregulowania zobowiązania uważa się datę obciążenia rachunku,
• udokumentowanie zakupu fakturą,
• udokumentowanie przez nabywcę kwotę obniżenia informacją o kwocie obniżenia wystawioną przez sprzedawcę.

     Informacje o obniżeniu kwoty sprzedający jest zobowiązany niezwłocznie po uregulowaniu należności przekazać ją nabywcy, najpóźniej ostatniego dnia miesiąca następującego po miesiącu w którym przypadł termin płatności za ten zakup. Niezachowanie tego terminu skutkuje dla sprzedającego nałożeniem kary przez PFRON w wysokości 10% kwoty obniżenia wykazanej w informacji, a dla nabywcy brakiem możliwości skorzystania z ulgi.
   Aktualnie sprzedający jest zobowiązany do udzielenie ulgi poprzez wystawienie informacji na druku INF-U. Pracodawca, żeby mógł wystawić informacje dotyczącą kwoty obniżenia wpłat na PFRON, nie musi posiadać statusu zakładu pracy chronionej.
   W sytuacji kiedy kwota obniżenia jest niższa od wartości zakupionej usługi lub produkcji, obniżenie wpłaty należy się tylko do wysokości kwoty określonej na fakturze po odjęciu podatku VAT. Dodatkowa jeśli kwota obniżenia przewyższa w 50 % wysokość wpłaty na PFRON, którą nabywca jest zobowiązany zapłacić w danym miesiącu to różnice zalicza się na obniżenie wpłaty na PFRON w kolejnych miesiącach. Przy czym należną, a niewykorzystaną kwotę obniżenia można wykorzystać przez okres maksymalnie 6 miesięcy, licząc od dnia uzyskania informacji o kwocie obniżenia.
   Pracodawcy, którzy nabyli prawo do obniżenia wpłaty przed 1 lipca 2016 roku, mogą ją wykorzystać na warunkach obowiązujących do 1 lipca 2016r., nie dłużej niż 12 miesięcy.

Ewidencja w księgach rachunkowych obowiązkowych wpłat na PFRON oraz ulgi ich zmniejszające

    Obowiązkowe wpłaty na PFRON w księgach rachunkowych zaliczamy do kosztów działalności operacyjnej i ujmujemy na koncie 403 "Podatki i opłaty" lub na koncie 505 "Koszty zarządu" Składki te ewidencjonuje się w kosztach miesiąca, którego dotyczą. Dla celów bilansowych bez znaczenia jest data zapłaty składek, ale istotny jest okres, którego one dotyczą.
   Rozrachunki z PFRON stanowią rozrachunki publicznoprawne i ewidencjonujemy je w księgach rachunkowych na koncie 220 "Rozrachunki publicznoprawne" Po stronie MA zapisuje się powstanie zobowiązania z tytułu PFRON, a po stronie WN zapłatę tego zobowiązania.

Reasumując księgowa ewidencja wpłat na PFRON wygląda następująco:

   1. Powstanie zobowiązania z tytułu PFRON:

• strona WN 403  "Podatki i opłaty" lub na koncie 505 "Koszty zarządu"
• strona MA 220 "Rozrachunki publicznoprawne"

   2. Spłata zobowiązania z tytułu PFRON:

• strona WN 220 "Rozrachunki publicznoprawne"
• strona MA 130 " Rachunek bankowy" 

   Ważne jest to, że uzyskana przez spółkę ulga zmniejsza kwotę obowiązkowej wpłaty na PFRON, ale nie podlega oddzielnemu ewidencjonowania jej w księgach rachunkowych. Do ksiąg rachunkowych wpisujemy już odpowiednio obniżone kwoty.
   Można brać jednak pod uwagę ujęcia w ewidencji pozabilansowej przysługującej, ale nie odliczonej kwoty obniżającej na koncie 290. Kwota ta podlega rozliczeniu w następnych miesiącach, a pozabilansowe ujęcie jej w księgach rachunkowych będzie skutkowało, że spółka będzie o nim pamiętać. W kolejnych miesiącach w miarę wykorzystania kwoty obniżenia spółka będzie dokonywać wyksięgowania z konta 290.
   Należy o tym pamiętać, że wpłaty dokonywane na PFRON nie stanowią kosztów uzyskania przychodów. W księgach rachunkowych wpłaty na PFRON ujmuje się na koncie analitycznym przeznaczonym do ewidencji  kosztów nie stanowiących uzyskania przychodów.

Przykład

I założenie:

Za luty 2017 roku spółka powinna zapłacić na konto PFRON -  2 150 zł. W lutym 2017 roku dokonała uprawnionego zakupu produktu, regulując zobowiązanie w terminie płatności określonym na fakturze. Z tego powodu spółka otrzymała informacje o obniżeniu wpłaty na PFRON w wysokości 1 940 zł. Do ewidencji oraz rozliczenia kosztów spółka stosuje konta zespołu "4" i "5".

Rozliczenie kwoty obniżenia i wpłaty na PFRON za luty 2017 r.

   1.Wysokość ulgi, którą można wykorzystać do obniżenia wpłaty (maksymalna wysokość obniżenia) 2 150 zł *50%= 1 075 zł

   2. Kwota do zapłaty na PFRON 2 150 zł - 1 075 zł = 1 075 zł

   3. Pozostała ulga do wykorzystania (maksymalnie przez 6 miesięcy od uzyskania informacji o kwocie obniżenia) 1 940 zł - 1075 zł= 865 zł.

Dekretacja

1 PK. zarachowanie obowiązkowej wpłaty na PFRON za luty 2017

   a) zarachowanie w koszty rodzajowe - kwota 1 075 zł

• strona WN 403  "Podatki i opłaty"- 1 075 zł
• strona MA 220 "Rozrachunki publicznoprawne"  -1075 zł ,

   b) przeniesienie kosztów na konto zespołu "5"

• strona WN 505 "Koszty zarządu"  - 1 075 zł,
• strona MA 490 - 1 075 zł.

2. Zapłacenie zobowiązania PFRON kwota  1 075 zł

• strona WN 220 "Rozrachunki publicznoprawne"  -1075 zł,
• strona MA 130 : Rachunek bankowy".