Firmowy samochód użytkowany do celów prywatnych

 

Pracodawcy dość często udostępniają pracownikom samochody firmowe do ich celów prywatnych. Czasami pracownicy za możliwość korzystania z samochodu firmowego płacą, a niekiedy nie.

  Użyczenie pracownikowi firmowego samochodu nieodpłatnie

   Skutki VAT

   Używanie przez pracowników czy innych osób nieodpłatnie firmowego składnika majątku do celów prywatnych jest traktowane jako świadczenie odpłatne i zobowiązuje do wykazania VAT należnego. Wynika to z  art. 8 ust.2 ustawy o podatku od towarów i usług. Regulacje tą nie stosuje się do samochodów, w których w kosztach eksploatacji i paliwa odliczamy 50% VAT. Użyczenie nie odpłatnie takiego pojazdu nie zobowiązuje do wykazania VAT należnego.

   Nieodpłatne użyczenie pracownikowi firmowego samochodu, w którym nie ma obowiązku wykazania VAT należnego, nie ma również żadnego obowiązku tworzenia dokumentów dla celów VAT czyli nie ma konieczności wystawiania faktury VAT. Takie działanie nie podlega również ewidencjonowaniu w kasie rejestrującej.

 Przychód pracownika

   Nieodpłatne użyczenie pracownikowi firmowego samochodu do celów prywatnych generuje u niego przychód z nieodpłatnych  świadczeń. Wysokość tego przychodu należy określić w oparciu art. 12 ust. 2-2b ustawy o Podatku Dochodowym od Osób Fizycznych. W sytuacji korzystania z samochodu firmowego przez pracownika do celów prywatnych przez cały miesiąc przychód ten wyniesie:

• 250 zł miesięcznie - dla samochodów o pojemności silnika do 1.600 
• 400 zł miesięcznie - dla samochodów o pojemności silnika powyżej 1.600.

 Koszty pracodawcy

     Natomiast ponoszone przez pracodawce opłaty serwisowe, koszty napraw, czynsz najmu, raty leasingowe, ubezpieczenie samochodu służbowego użytkowanego do celów służbowych jak i prywatnych pracownika, amortyzacja pojazdu mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów.

 Użyczenie pracownikowi firmowego samochodu odpłatnie

 Określenie podstawy opodatkowania VAT

   W sytuacji, kiedy pracownik płaci za użytkowanie firmowego samochodu w celach prywatnych to działanie takie jest odpłatnym świadczeniem usługi  i podlega opodatkowaniu na zasadach ogólnych.

  Zazwyczaj  podstawą opodatkowania odpłatnych usług jest kwota należna pomniejszona o VAT. Ta reguła ma zastosowanie również w przypadku użyczania odpłatnie samochodu firmowego pracownikowi.

   Jednak trzeba wspomnieć, że od pewnego czasu organy podatkowe uważają, że do odpłatnych świadczeń na rzecz pracowników ma zastosowanie art. 32 ustawy o podatku od towarów i usług. Przepis ten daje możliwość organom podatkowym określenia podstawy opodatkowania zgodnie z wartością rynkową, jeśli okaże się, że to powiązanie miedzy pracownikiem a pracodawcą wypłynęło na wysokość wynagrodzenia. Te zasady organy podatkowe wykorzystują także przy określaniu podstawy opodatkowania odpłatnego użyczania samochodu pracownikowi. Zauważyć należy, że przy określeniu ceny za użyczenie samochodu pracodawca ma prawo wziąć pod uwagę wszystkie okoliczności temu towarzyszące, czyli również to czy auto jest udostępniane osobie znanej. W tej sytuacji ryzyko związane z użyczaniem samochodu jest znacznie mniejsze, niż jakbyśmy wynajęli samochód osobie obcej. Poza tym zachowana jest większa kontrola nad samochodem. To tłumaczy przyjecie ceny za użyczenie samochodu w wysokości mniejszej niż rynkowa.

   Udokumentowanie świadczenia

   Użyczanie samochodu pracownikowi odpłatnie nie trzeba dokumentować fakturą. Nie ma obowiązku również ewidencjonować usługi tej w kasie rejestrującej. Świadczenie usług na rzecz pracowników na opisanych warunkach podlega zwolnieniu z ewidencjonowania na podstawie rozporządzenia Ministra Finansów z  dnia 4 listopada 2014 w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu  kas rejestrujących.

   Zwolnienie z obowiązku ewidencjonowania można zastosować również w sytuacji, kiedy odpłatne użyczenie pojazdu obejmuje koszty paliwa,

   Odpłatne użyczenie pojazdu można udokumentować w dowolny sposób np. poprzez wykaz pracowników korzystających z firmowych samochodów w celach prywatnych. W wykazie tym należy wyszczególnić kwotę jaką, każdy pracownik jest zobowiązany zapłacić za użytkowanie samochodu firmowego w celach prywatnych.

 Koszt i przychód podatkowy u pracodawcy

   Tak jak było wspomniane wcześniej odpłatne użyczenie samochodu firmowego pracownikowi do celów prywatnych jest świadczeniem usługi. Moment powstania przychodu z tytułu użyczenia pojazdu pracownikowi do celów prywatnych ustala się na zasadach ogólnych.

   Tak samo jak w nieodpłatnym użyczaniu pojazdu taki i w tym przypadku opłaty serwisowe, wydatki na naprawę  pojazdu, amortyzacja, raty leasingowe, itd. mogą stanowić koszt podatkowy z uwzględnieniem ustawowych limitów.