Kontrola z US? Jak dobrze się przygotować?

   

 Podatnicy nie lubią być kontrolowani przez Urzędy Skarbowe. Co warto wiedzieć, aby być dobrze przygotowanym do kontroli z Urzędu Skarbowego.
     Kontrola z Urzędu Skarbowego nie jest pozytywnie kojarzona zarówno przez osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą jak i przez spółki. Te negatywne skojarzenia wynikają z uwagi na cel w jakim kontrola jest przeprowadzana min. sprawdzenie czy wszystkie obowiązki podatnika wobec Urzędu Skarbowego zostały w terminie wykonane, oraz czy nie ma błędów w księgach rachunkowych. Dobrze wiemy, że w wielkim skupisku przepisów prawnych, bardzo łatwo się pomylić i naruszyć przepisy prawne. Tym-bardziej, że same Organy podatkowe mają odmienne zdanie w tej samej kwestii, a stanowiska sądów administracyjnych również rzadko są spójne.
     Kontrola z Urzędu Skarbowego jest istotnym elementem systemu podatkowego. w dużej mierze wpływa na prowadzenie działalności gospodarczej, ponieważ od jej ustaleń zalezą zobowiązania podatkowe i odpowiedzialność karno - skarbowa.
     Dlatego warto zapoznać się z regułami i zasadami kontroli Urzędu Skarbowego, a zwłaszcza jakie obowiązki i prawa ma sam kontrolowany jak i inspektor z urzędu Skarbowego.

Zapowiedź kontroli z Urzędu Skarbowego

     Kontrola z Urzędu Skarbowego jest zapowiadana. Wszczyna się ją nie wcześniej niż 7 dni od daty doręczenia zawiadomienia o kontroli oraz nie później niż 30 dni od daty doręczenia tego zawiadomienia. Podatnik ma prawo wyrazić zgodę na kontrole  przed wspomnianymi wcześniej  siedmioma dniami. Zatem mitem jest to, że urzędnik może nagle stanąć w drzwiach w firmie i zrobić kontrole.

      Przepisy jednak wskazuje na sytuacje, kiedy urzędnik bez zapowiedzi może przeprowadzić kontrole. Są to jednak przypadki wyjątkowe i wszczynane w szczególnych okolicznościach. Z reguły w praktyce to wygląda, że podatnik i tak jest informowany o kontroli drogą telefoniczną. Przykładowymi sytuacjami, gdy urzędnik nie musi zawiadamiać o kontroli podatnika jest ,gdy podatnik jest podejrzany o przestępstwo, gdy podatnik otrzymuje przychody z nieujawnionych źródeł albo podatnik nie zgłosił działalności.

    Dzięki uzyskaniu przez podatnika wcześniejszej informacji o kontroli ma on czas na przygotowanie dokumentów, skorygowaniu ewentualnych błędów. W tym czasie podatnik może także poskładać korekty deklaracji VAT bądź zeznań rocznych. W momencie rozpoczęcia kontroli nie można składać już korekt.

Obecność kontrolowanego podatnika w czasie kontroli z Urzędu Skarbowego

     Kontrola z Urzędu Skarbowego dokonywana jest w obecności kontrolowanego. W sytuacji, gdy kontrolowany jest chory lub z jakiś innych powodów nie może być w czasie kontroli ma prawo wyznaczyć osobę upoważnioną, która będzie działała w jego imieniu. Rezygnacja z tego prawa wymaga złożenia oświadczenia w formie pisemnej.

     Osoba upoważniona do działania w imieniu kontrolowanego  w czasie kontroli ma następujące prawa:

• odebranie zawiadomienia o kontroli,
•  udzielenie zgody na odbycie  kontroli wcześniej niż  przed upływem 7 dni od zawiadomienia o niej,
• złożenie zastrzeżeń i wyjaśnień do protokołu kontroli oraz wszelkich czynności kontrolowanych.

     Warto pamiętać, że wskazanie takiej osoby nie odbiera kontrolowanemu praw do podejmowania wyżej wymienionych czynności i decyzji.

     W czasie kontroli, kontrolowany poza osobą upoważnioną może być również reprezentowany przez pełnomocnika. Pełnomocnikiem może być radca prawny, doradca podatkowy, adwokat. Tacy pełnomocnicy mają szczególne zaufanie kontrolowanego oraz posiadają wiedzę podatkową.

Prawa i obowiązki kontrolującego i kontrolowanego

     Prawo kontrolującego wbrew jak by się wydawało nie jest, aż tak szerokie, jest ograniczone przepisami. Czasami nadgorliwi urzędnicy wykorzystują niewiedze kontrolowanego. Żądają wiele dokumentów i informacji wykraczające poza zakres kontroli jak i uprawnienia urzędnika. Dlatego warto znać uprawnienia urzędnika i w razie potrzeby świadomie stawić opór  kontrolującemu w sposób taki, aby nie wywołać negatywnych konsekwencji dla kontrolowanego.

    Prawo pracownika Urzędu Skarbowego podczas kontroli podatkowej:

• wejście do lokali i innych pomieszczeń podatnika (urzędnik do mieszkania ma prawo wejść tylko w wyjątkowych sytuacjach),
• zażądać wykazania majątku,
• zażądać przekazania wszystkich niezbędnych dokumentów oraz wykonać ich kopie, notatki, odpisy, 
• zabezpieczyć zgromadzone dowody,
• zażądać okazania spisu z natury,
• przesłuchać świadków kontrolowanego oraz inne osoby,
• zasięgnąć opinii biegłych rewidentów.

      Kontrolowany ma obowiązek w miarę możliwości udostępnić pomieszczenie kontrolującemu. Pojęcie "w miarę możliwości" jest pojęciem względnym. W sytuacji, gdy prowadzona działalność gospodarcza jest w niewielkim pomieszczeniu to ciężko jest nałożyć taki obowiązek na podatnika. Trudno jednak wyjaśnić brak możliwości udostępnienia pomieszczenia, gdy działalność jest prowadzona w budynku posiadającym kilka pomieszczeń biurowych.

      Jednak na udostępnienie pomieszczenia urzędnikowi trzeba spojrzeć troszkę szerzej. Zagwarantowanie pomieszczenia, w którym urzędnik będzie czuł się dobrze może przyczynić się do zwiększenia optymizmu urzędnika oraz usprawnić i ułatwić przebieg kontroli. Co w konsekwencji może wpłynąć na ustalenia dokonywane podczas kontroli. Z tego powodu warto pomyśleć nad nawiązaniem współpracy z biurem rachunkowym, które będzie w stanie zagwarantować odpowiednie pomieszczenie dla urzędnika i miłą atmosferę.

Oddanie się dobrowolnie odpowiedzialności karno -skarbowej

     Urzędnik jeśli natrafi na bezprawny i nieuzasadniony opór utrudniający bądź uniemożliwiający przeprowadzenie kontroli ma prawo wezwać Policje, straż miejską, Straż Graniczną lub poprosić o ich asystę. Jeśli jest uzasadnione podejrzenie, że taki opór będzie miał miejsce.

Obowiązki podatnika:

• umożliwić bezpłatne zapisywanie, a także utrwalenie danych stanu rzeczywistego za pomocą nośników informacji,
• na żądanie kontrolera okazać dokumenty dotyczące spraw objętych kontrolą,
• udzielić konieczne wyjaśnienia,
• na żądanie okazać tłumaczenia na język polski dokumentów dotyczących spraw stanowiących przedmiot kontroli.

Zakończenie kontroli w Urzędzie Skarbowym

      Przebieg kontroli i ustalenia są dokumentowane za pomocą protokołu pokontrolnego. Doręczenie tego protokołu oznacza koniec kontroli.

      Jeśli kontrolowany ma odmienne stanowisko od treści protokołu ma prawo złożyć zastrzeżenia i wyjaśnienia, które mogą zanegować ustalenia dokonane w czasie kontroli. Co będzie wpływało na postępowanie podatkowe i ostateczne decyzje organu podatkowego.

      Jeśli kontrolowany zgadza się z treścią protokołu to w przeciągu 14 dni powinien powiadomić urząd o sposobie naprawienia wymienionych zastrzeżeń w protokole. Takie zawiadomienie powinno zawierać uzasadnienie stanu prawnego i faktycznego.