Księgowanie faktur za media na przełomie miesięcy

   Faktury kosztowe za media czyli usługi telekomunikacyjne, dostawa energii elektrycznej wpływają do firmy za dany miesiąc z opóźnieniem.

Faktury za media w trakcie trwania roku obrotowego.

   Przedsiębiorstwa, które prowadzą księgi rachunkowe zobowiązane są ewidencjonować uzyskane przychody i poniesione koszty zgodnie z zasadą memoriałową określoną w ustawie o rachunkowości. Jest to jedna z głównych zasad rachunkowości. Zgodnie z tą zasadą należy ujmować w księgach rachunkowych wszystkie osiągnięte przychody oraz koszty związane z osiągnięciem tych przychodów dotyczących w roku obrotowym, którego dotyczą. Jeśli świadczenia dotyczą mediów  zostały wykonane na rzecz jednostki w sierpniu 2016 r., ale fakturę za wykonanie usługi otrzymaliśmy we wrześniu 2016 r, przed zamknięciem ksiąg rachunkowych za sierpień to w takiej sytuacji koszty te ujmujemy w miesiącu sierpniu. Natomiast, gdy faktury wpłyną do firmy po zamknięciu ksiąg rachunkowych za sierpień koszty te należy ująć w miesiącu otrzymania faktury.

   Kierownik jednostki powinien określić dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych za dany miesiąc, umieszczając odpowiedni zapis w dokumentacji opisującej zasady rachunkowości. Takim dniem może być np. 20 dzień następnego miesiąca. W takiej sytuacji jest to ostateczny termin wprowadzania zapisów do ksiąg rachunkowych z danego miesiąca, zamknięcia ksiąg i sporządzenia zestawień obrotów i sald za dany miesiąc. Otrzymaną fakturę za media przed zamknięciem miesiąca  księgujemy następująco:

Strona WN
 -kwota  netto z faktury konto 401- zużycie materiałów i energii lub 402 usługi obce
 -kwota VAT z faktury konto 221-1 VAT naliczony podlegający odliczeniu w bieżącym miesiącu

Strona MA
 -kwota brutto z faktury na konto 202 rozrachunki z dostawcami

Otrzymaną fakturę za media po zamknięciu miesiąca  księgujemy następująco:

Strona WN
 -kwota  netto z faktury konto 401- zużycie materiałów i energii lub 402 usługi obce
 -kwota VAT z faktury konto 221-1 VAT naliczony podlegający odliczeniu w następnym miesiącu
Strona MA
 -kwota brutto z faktury na konto 202 rozrachunki z dostawcami.

 Należy pamiętać, że zgodnie z ustawą VAT mamy prawo odliczyć VAT w miesiącu (kwartale) w którym otrzymaliśmy faktur. Nie możemy wcześniej niż przed otrzymaniem faktury. Jednak trzeba również pamiętać, że na przełomie roku jest inaczej.

Księgowanie kosztów za media na przełomie roku.

   Zamknięcie ksiąg rachunkowych następuje na dzień kończący rok obrotowy, ale nie później niż trzy miesiące po tym dniu. Koszty dotyczące danego roku obrotowego powinny być zaksięgowane w roku, którego dotyczą. Zatem faktury wystawione w pierwszych miesiącach po zamknięciu roku obrotowego należy ująć w księgach rachunkowych zgodnie z rokiem, którego dotyczą, a nie z data wystawienia faktury, a więc zgodnie z zasadą memoriałową. Ponadto, aby zapewnić prawidłowość przychodów i kosztów do aktywów i pasywów danego okresu sprawozdawczego należy zaliczyć do danego okresu sprawozdawczego koszty i przychody przyszłych okresów, które jeszcze nie zostały poniesione, a przypadają na zamykany okres sprawozdawczy. Takie ujecie wynika z zasady współmierności.

Podstawą zaksięgowania kosztów za media w takiej sytuacji może być:

- wystawiona faktura

- dowód Polecenia Księgowania PK

  Fakturę za media wystawioną w styczniu 2017 r, która dotyczy grudnia 2016 r. ewidencjonujemy w grudniu 2016 w taki sam sposób jak przedstawiłam wcześniej.  

   Strona WN
    -kwota  netto z faktury konto 401- zużycie materiałów i energii lub 402 usługi obce
    -kwota VAT z faktury konto 221-1 VAT naliczony podlegający odliczeniu w następnym miesiącu w tej sytuacji w styczniu 2017 r
    Strona MA
  -kwota brutto z faktury na konto 202 rozrachunki z dostawcami.

 Jeśli wybierzemy dokument PK jako podstawę księgowania wówczas zapis ten w księgach rachunkowych w 2015 r. będzie wyglądał następująco:

 PK księgowane w 2016 r.
  Strona WN
     -kwota  netto z faktury konto 401- zużycie materiałów i energii lub 402 usługi obce
  Strona MA
     -kwota  netto z faktury konto 300 rozliczenie zakupu
W takiej sytuacji na podstawie otrzymanej faktury w styczniu księgujemy następująco:
  Strona WN
    - kwota netto z faktury konto 300 rozliczenie zakupu
    - kwota VAT z faktury konto 221-1 VAT naliczony podlegający odliczeniu w bieżącym miesiącu (w tej sytuacji w styczniu 2017 r.)
  Strona MA
     -kwota brutto z faktury na konto 202 rozrachunki z dostawcami.