Zmiany od 1 wrzesnia najpierw umowa potem praca

Od 1 września wchodzi w życie nowelizacja kodeksu pracy. Zmiana ta ma na celu zapewnić pracownikowi pełne prawa poprzez zobowiązanie pracodawce do podpisania umowy przed podjęciem pracy przez pracownika. Dzięki tej zmianie od samego początku pracownik korzysta z przysługujących mu uprawnień  i ochrony gwarantowanej przez przepisy ubezpieczeń społecznych.  Od 1 września każdy pracownik i pracodawca będzie musiał posiadać pisemną umowę lub pisemne potwierdzenie warunków zawartej umowy zanim pracownik rozpocznie pracę.  Brak podpisanej umowy z pracownikiem lub potwierdzenia warunków zawartej umowy będzie karane grzywną.

  Zmiana ma na celu:

- zagwarantować legalność zatrudnienia
- zagwarantować komfort pracy i bezpieczeństwo pracowników.

Jaka było do dotychczas?
  Obecnie pracodawca miał prawo zawrzeć umowę bądź potwierdzić na piśmie warunki umowy  do końca pierwszego dnia roboczego pracownika. Umożliwiało to odwlekanie podpisania umowy w nieskończoność,a w razie kontroli tłumaczenie, że dziś jest pierwszy dzień pracy pracownika.Zmiana ma na celu zapobiec takim praktyką i umożliwić  od samego początku korzystać pracownikom z pełni praw jakie im się należą z tytułu zatrudnienia.

Jak będzie teraz?

1. Umowę lub pisemne potwierdzenia warunków umowy wręczamy pracownikowi przed rozpoczęciem pracy, a drugi egzemplarz musi mieć pracodawca.
2.  Dopuszczenie pracownika do pracy bez umowy grozi grzywną w wysokości od 1 tysiąca  do 30 tysięcy złotych.
3. Łatwiej będzie inspektorowi pracy wykryć nielegalne zatrudnienie.

Korzyści wynikające ze zmian dla pracownika:

1. Umożliwia korzystanie z ochrony gwarantowanej wynikającej z przepisów ubezpieczeń społecznych.
2.  Ułatwia dochodzenie pracownikom należnych im świadczeń i uprawnień z tytułu zatrudnienia.

Zmiana  także usprawni skuteczność kontroli PIP-u. W razie wykrycia pracownika nie posiadającego umowy pracodawca nie będzie mógł już się tłumaczyć, że pracownik pracuje pierwszy dzień. Według danych z PIP-u w 2014 r. nielegalnie zatrudnionych było 18% pracowników w kontrolowanych podmiotach.

Zakładanie firmy

  W poprzednim poście http://ksiegowoscpelnamocy.blogspot.com/2016/08/formy-prawne-przedsiebiorstw.html zostały omówione rodzaje działalności. Dziś omówimy jak założyć działalność jednoosobową i spółkę cywilną. Jakie wnioski i gdzie należy złożyć.
  Pierwsze decyzje jakie musi podjąć przedsiębiorca zakładając firmę:

1.  Jaka nazwać firmę.
2.  Jaki będzie przedmiot prowadzonej działalności (PKD)
3.  Jaką formę prawną działalności chcemy założyć ( formy prawne działalności były omówione w poprzednim poście).

Nazwa firmy musi być unikalna, odróżniać się od innych firm działających na tym samym rynku.

 Aby założyć działalność jednoosobową lub spółkę cywilna musimy zarejestrować się w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej. Następnie czeka nas wizyta w Urzędzie Skarbowym, a na końcu rejestracja w ZUSIe.
 Zacznijmy krok po kroku.

1.   Rejestracja w CEIDG.                                                                                                                 Wchodzimy na stronę https://prod.ceidg.gov.pl/ceidg.cms.engine/ następnie klikamy na pasku zadań formularze, potem z wyświetlonej listy wybieramy przygotuj wniosek online i wypełniamy wniosek CEiDG. Na stronie będziemy już poinstruowani jak wypełnić wniosek. Wniosek ten jest jednoczesnym wnioskiem o nadanie nr REGON i/lub NIP oraz wyboru formy opodatkowania i zgłoszenie płatnika ZUS-u (płatnik ZUS-u czyli osoba płacąca za siebie składki i za swoich pracowników).  Jeśli chodzi o spółki cywilne to każdy ze wspólników musi złożyć osobny wniosek CEiDG. Po otrzymaniu NIP-u i Regonu nie musimy aktualizować swojego wpisu w CEIDG, gdyż po nadaniu tych numerów przez odpowiednie urzędy dane automatycznie w systemie się uzupełnią o te numery. W formularzu CEIDG wpisujemy numery rodzaju wykonywanej działalności. Do tego uzupełnienia możemy skorzystać z Polskiej Klasyfikacji Działalności zawarty jest tam spis czynności warz z numerami, które należy wpisać we wniosku. Nie ma żadnego limitu co do ilości wpisywanych nr PKD. Im więcej wpiszemy tym więcej możliwości prowadzenia działalności w firmie.
2. Wizyta w Urzędzie skarbowym.                                                                                                   Po otrzymaniu nr NIP, który znajdziemy na stronie CEIDG (wchodząc na pasku zadań wyszukaj firmę następnie wpisując dane swojej firmy, otwiera się wtedy nasz wpis w CEIDG i tam jest zapisany NIP), jeśli zakładamy spółkę musimy złożyć druk NIP 2 i NIP D. Następnie podejmujemy decyzje czy chcemy i czy możemy skorzystać ze zwolnienia VAT. Zwolnieni z podatku VAT mogą być mali przedsiębiorcy, którzy przewidują, że wartość sprzedaży w ciągu roku nie przekroczy 150 000 zł. Jeśli nie chcemy, bądź nie możemy skorzystać ze zwolnienia VAT wypełniamy druk VAT -R i składamy w odpowiednim Urzędzie Skarbowym.
3. Wizyta w ZUS-ie                                                                                                                            Jeśli poza działalnością jesteśmy zatrudnieni na umowę o prace i zarabiamy powyżej minimalnego wynagrodzenia wypełniamy druk ZZA i zanosimy do Urzędu ZUS. Jeśli nie jesteśmy nigdzie zatrudnieni, bądź nasze wynagrodzenie jest mniejsze od najniższej krajowej wypełniamy druk ZUA. Druki te możemy złożyć w dowolnym oddziale ZUS. Należy je złożyć w  ZUS-ie w ciągu 7 dni  od daty wpisanej w formularzu CIDG jako data rozpoczęcia działalności. Można wysłać wypełnione druki również Pocztą Polską, ale istnieje ryzyko zagubienia listu. Następnie uzupełniamy pierwsze deklaracje DRA (jest to druk rozliczeniowy z ZUS). Jeśli składki, które płacimy do ZUS nie zmieniają się i złożyliśmy pierwszą deklaracje na czas nie mamy obowiązku składać co miesiąc deklaracji ZUS DRA. Wystarczy wysłać pierwszą i co miesiąc regularnie opłacać składki. W momencie, gdy następuje zmiana składki, bo np. już nie pracujemy na umowę o pracę jesteśmy zobowiązani złożyć deklaracje ZUS DRA. Trzeba pamiętać, aby kopie deklaracji ZUS DRA trzymać również u siebie.
4. Wyrobienie koncesji i licencji                                                                                                        W przypadku niektórych działalności przepisy nakładają uzyskania koncesji i licencji. Jeśli rodzaj zakładanej przez nas działalności tego wymaga musimy wyrobić odpowiednie licencje i koncesje.
5. Księgowość                                                                                                                                     Gdy  w momencie wypełniania formularza nie wiedzieliśmy kto będzie prowadził naszą rachunkowość, a już wiemy to w formularzu CIDG musimy zaktualizować kto będzie prowadził naszą księgowość.
6. Pieczątki                                                                                                                                     Niema prawnego obowiązku wyrobienia pieczątki, ale często jest przydatna. Jeśli decydujemy się na wyrobienie pieczątki to powinniśmy na niej umieścić następujące dane:

- pełna nazwa firmy (z imieniem i nazwiskiem przedsiębiorcy)

- adres siedziby

- REGON 

- NIP 

- można umieścić telefon,  faks, e-mail.

   7. Wyrobienie konta bankowego.

Możemy już działać POWODZENIA

Formy prawne przedsiębiorstw

  W Polsce zakładając firmę mamy do wyboru 12 rodzajów działalności:

1. Samodzielna
2. Cywilna
3. Jawna
4. Partnerska
5. Komandytowa
6. S.K.A.
7. Sp.zo.o.
8.  S.A.
9. Stowarzyszenie
10. Fundacja
11. SE
12. EZIG

  Gdy dokonany wyboru formy przedsiębiorstwa musimy dobrać odpowiednią formę księgowości do danego rodzaju działalności.
Forma Księgowości

   Działalność samodzielna oraz spółka Cywilna i Jawna księgowość mają prowadzoną w postaci KPiR (książki przychodów i rozchodów) bądź ryczałtu. W pozostałych  rodzajach działalności prowadzona jest pełna księgowość.

Odpowiedzialność majątkowa

     W działalnościach wymienionych w punktach od 1-4 odpowiedzialność majątkowa ponoszą właściciel firmy całym swoim majątkiem. W razie nieuregulowania jakiś zobowiązań komornik może wejść na majątek właścicieli firmy. W firmach wymienione w punktach 5-6  jest również osobista odpowiedzialność majątkowa, ale do sumy komandytowej. Oznacza to w razie jakiś zaległości komornik może ściągnąć długi z osobistego majątku właściciela do wartości sumy komandytowej. W pozostałych formach działalności występuje odrębna osobowość prawna od właściciela. W związku z tym odpowiedzialność  majątkową w tych przedsiębiorstwach  ponosi osoba prawna czyli firma.

Kapitał, 

    Kapitał własny posiadają firmy wymienione w punktach od 1-6. Przedsiębiorstwa wymienione w punktach od 7-12 posiadają kapitał zakładowy.

Koszty prowadzenia księgowości
  W działalność samodzielnej oraz spółkach Cywilnych i Jawnych , gdzie księgowość jest prowadzona za pomocą KPiR/ ryczałtu/karty podatkowej koszty prowadzenia księgowość są niskie. W pozostałych firmach gdzie musi być prowadzona pełna księgowość koszty te są wysokie.

  Ewidencja księgowa nie jest prowadzona tylko w celu dopełnienia obowiązków prawno-podatkowych, ale jest dobrym narzędziem do planowania i analizowania poczynań firmy. Pełna księgowość daje bardziej wyrazisty obraz tego co się w firmie dzieje.

    Tylko przedsiębiorstwa SE i EZIG umożliwiają przenoszenie siedziby podmiotu poza granice oraz eliminowanie zasady nieograniczonego obowiązku podatkowego.

Nowe limity płatności gotówkowej

        Od stycznia 2017 r. zmieni się limit płatności gotówkowej z 15 tysięcy euro na 15 tysięcy zł. Firmy, które dokonają płatności gotówkowej powyżej tego limity, nie mogą zaliczyć opłacanych  faktur do kosztów uzyskania przychodu. Nie ma tu znaczenia na ile faktur rozbijemy transakcję. Limit ten dotyczy kwot transakcji. Np. mamy umowę zakup bądź usługę na kwotę 16 tysięcy zł. Do tej umowy wystawimy 4 faktury.

- 1 faktura 6 000 zł

- 2 faktura 5 000 zł

- 3 faktura 2 500 zł

- 4 faktura 2 500 zł

      Płatności za te faktury musimy dokonać przelewem, ponieważ wartość transakcji przekracza limit płatności gotówkowej. Jeśli te 4 faktury dotyczyły by 4 różnych usług lub zakupu 4 różnych towarów wtedy mogłaby zostać dokonana płatność gotówkowa za te faktury.

     Limit 15 tysięcy zł nie dotyczy transakcji dokonanych przed 01.01.2017 r. Zmiana ta powstała w celu zmniejszenia szarej strefy i zwiększenie dochodów budżetowych. Przepis ten powinien przyczynić się również do ograniczenie fikcyjnych transakcji. Przedsiębiorcy, którzy przekroczą ten limit płatności gotówkowej, będą karani grzywnami.

W innych krajach również są limity transakcji bezgotówkowych:

Belgia 3 000 euro

Dania 10 000 koron

Irlandia 15 000 euro

Portugalia 1 000 euro

Grecja 1 500 euro.

Nowy obowiązek przesyłania ewidencji VAT

    Do 25 sierpnia 2016 r. należy po raz pierwszy przesłać ewidencje VAT do Urzędu Skarbowego dotyczy to dużych przedsiębiorstw. Firmy małe i średnie są zobowiązane do przesyłania jednolitego pliku kontrolnego już od stycznia 2017 r. czyli pierwszą ewidencje VAT  za styczeń przesyłają do 25 lutego wraz z deklaracją VAT. Obowiązek ten mikro-przedsiębiorców obejmuje od stycznia 2018 r.

  Dla przypomnienia do dużych przedsiębiorstw kwalifikujemy firmy:

- zatrudniające 250 lub powyżej osób

- roczny obrót przekracza 50 mln euro, bądź całkowita suma bilansowa jest większa niż 43 mln. euro.

  Do średnich przedsiębiorstw nalezą firmy:

- zatrudniające poniżej 250 pracowników

- roczny obrót nie przekracza 50 milionów euro bądź całkowita suma bilansowa nie jest większa niż 43 mln. euro.

   Do małych przedsiębiorstw należą firmy:

- zatrudniające mniej niż 50 pracowników

-   roczny obrót nie przekracza 10 milionów euro bądź całkowita suma bilansowa nie jest większa niż 10 mln. euro.

Do mikroprzedsiębiorstw należą firmy:

- zatrudniające mniej niż 10 pracowników

-   roczny obrót nie przekracza 2 milionów euro bądź całkowita suma bilansowa nie jest większa niż 2 mln. euro.

        Ewidencje VAT sprzedaży mają być przesyłane w formie jednolitego pliku kontrolnego. Czyli  eksportu danych posiadających u standaryzowany układ i formę . W programach księgowych po aktualizacji powinna pojawić się opcja nie tylko wysyłania deklaracji VAT, ale również rejestru VAT w odpowiedniej formie ustalonej w ustawie. Podatnicy, którzy rozliczają kwartalnie deklaracja pliki JPK przesyłają miesięcznie nie kwartalnie. Całkowicie zwolniona z obowiązku przesyłania JPK jest firma, która nie prowadzi księgowości komputerowo. Jednak od 2018 r. każda firma będzie musiała prowadzić ewidencje VAT komputerowo i przesyłać ją do fiskusa w formie pliku JPK.

        Nie przesłanie rejestrów VAT w formie JPK lub wykazanie nie prawdziwych danych będzie karane grzywną. Za nie dostarczenie ewidencji grzywna wynosi do 3 milionów złotych, a za złożenie ewidencji VAT z nieprawdziwymi danymi do 6 milionów złotych.
        Przepis ten ma na celu usprawnienie kontroli skarbowej i podatkowej oraz uskutecznienie walki z wyłudzeniami podatkowymi.

Nowy podatek od sprzedaży detalicznej -1 wrzesień 2016

       Została przyjęta ustawa o nowym podatku od sprzedaży detalicznej. Dodatkowy podatek będzie obowiązywać od 1 września 2016. Podatek od sprzedaży detalicznej zobowiązani będą płacić sprzedawcy detaliczni. Opodatkowana zostaje nadwyżka  przychodów ze sprzedaży detalicznej powyżej 17 000 000 zł  w danym miesiącu. Z uwzględnieniem, że do przychodów ze sprzedaży detalicznej zaliczamy otrzymane z tytułu sprzedaży zapłaty obejmujące także przedpłaty, zadatki, raty, zaliczki, nawet jeśli sprzedawca otrzymał zapłatę przed wydaniem towaru.

Podstawa opodatkowania

    Podstawę opodatkowania określa się na podstawie kwoty netto widniejącej w raporcie z kasy fiskalnej u sprzedawcy detalicznego, a w przepadku sieci handlowych na podstawie sumy kwot netto wszystkich miesięcznych raportów z kasy fiskalnej.
    Przychody zmniejszamy o kwoty wypłacone z tytułu zwrotów towarów.

    Stawki podatkowe

    -dla przychodów ze sprzedaży detalicznej nie przekraczających 170 000 000 zł -0,8% 

   - dla przychodów ze sprzedaży detalicznej  przekraczających 170 000 000 zł -1,4% 

     Do  każdego 25 następnego miesiąca należy obliczyć, wysłać deklaracje i zapłacić podatek do odpowiedniego Urzędu Skarbowego pod który podlega dana spółka lub działalność.
   Sprzedawcy detaliczni uzyskujący przychody  ze sprzedaży detalicznej poniżej 17 000 000 zł nie składają deklaracji podatkowej.

Poniżej wzór deklaracji o wysokości podatku od sprzedaży detalicznej (PSD-1)

Deklaracja o wysokości podatku od sprzedaży detalicznej.

Zwolnieni z podatku od sprzedaży detalicznej

   Nie podlega opodatkowaniu od sprzedaży detalicznej:

- energia elektryczna, gaz ziemny dostarczany za pomocą sieci dystrybucyjnych, ciepła dostarczane za pośrednictwem sieci ciepłowniczych i woda dostarczana za pomocą firm wodciągowo-kanalizacyjnych

- paliwa stałe

 - pozostałe węglowodory gazowe używane przeznaczone do celów opałowych

 - oleje napędowe używane w celach opałowych i do olejów opałowych 

- leków, środków spożywczych specjalistycznego przeznaczenia żywieniowego, wyrobów medycznych finansowanych bądź refundowanych  częściowo lub w całości ze środków publicznych.

Zwolnienie przedsiębiorcy ze składki zdrowotnej

    Składka zdrowotna najczęściej jest obowiązkowa nawet, gdy nie musimy płacić ZUS-u społecznego to składka zdrowotna pozostaje obowiązkowa. Składka ta jest zobowiązaniem od którego ciężko się wykręcić. Istnieją jednak szanse dla pewnego grona przedsiębiorców na zwolnienie z tej opłaty bądź obniżenia jej do wysokości zaliczki.
Przywilej taki mają:

-emeryci, renciści

- osoby z umiarkowanym lub znacznym stopniem niepełnosprawności.

Składka zdrowotna dla emerytów i rencistów 

    Emeryci i renciści mogą podjąć się prowadzeniu działalności gospodarczej zarówno nowej jak i kontynuowaniu tej, którą prowadzili przed okresem emerytalnym. Każdy emeryt/rencista prowadzący działalność gospodarczą jest zwolniony ze składek społecznych, jednak nadal ma obowiązek płacenia składki zdrowotnej. Do zwolnienia ze składki zdrowotnej ma jedynie emeryt/rencista, który spełnia następujące warunki:

- emerytura/ renta  nie przekracza miesięcznie najniższego wynagrodzeni brutto (obecnie 1850 zł),

 -  dochody z tytułu prowadzenia działalności gospodarczej nie przekraczają miesięcznie 50% najniższej emerytury (od marca 2016 r.= 882,56(najniższa emerytura)*50%=441,28zł),

- rozlicza się w formie karty podatkowej. 

Składki zdrowotne dla osoby niepełnosprawnej

    Osoby niepełnosprawne tak samo jak emeryci i renciści, aby być zwolnionym z płacenia składki zdrowotnej również powinni spełniać określone warunki. Warunki do zwolnienia ze składki zdrowotnej dla osób z orzeczeniem niepełnosprawności są następujące:

-dochody z tytułu prowadzenia działalności gospodarczej nie przekraczaj miesięcznie 50% najniższej emerytury,

- rozlicza się w formie karty podatkowej. 

   W przypadku osób niepełnosprawnych nie jest brana pod uwagę wysokość otrzymywanego zasiłku. Osoby otrzymujący zasiłek z tytułu niepełnosprawności wyższy od minimalnego wynagrodzenie, mogą również skorzystać z tej ulgi.

    Zwolnione ze składki zdrowotnej mogą być również niepełnosprawni, którzy nie mają określonego stopnia niepełnosprawności. Posiadają jednak orzeczenie lekarskie o niezdolności do pracy wydane przez lekarza ZUS.

    Osoby z umiarkowanym i znacznym stopniem niepełnosprawności uzyskujące przychody tylko z tytułu prowadzonej działalności i podlegające opłacaniu składki zdrowotnej mogą opłacać składkę zdrowotną w wysokości należnej zaliczki na PDOF (podatek dochodowy od osób fizycznych). Ulga ta nie dotyczy osób rozliczających się w formie ryczałtu lub karty podatkowej.

Zwolnienia ze składki zdrowotnej, a deklaracja do ZUS-u

  Informacje o zwolnieniu ze składki zdrowotnej wykazuje się w deklaracji ZUS DRA.

      W rubryce podstawowy wymiar składki zdrowotnej wpisujemy 75% średniego wynagrodzenia w sektorze przed. za IV kwartał ubiegłego roku (w 2016 r. wpiszemy 3 210,60 zł). W rubryce wartość składki wpisujemy 0 zł.

Przedsiębiorca jednoosobowej działalności nie zatrudniający pracowników, opłacający tylko składki za siebie nie musi wysyłać co miesiąc deklaracji ZUS DRA, jeśli w stosunku do ubiegłego miesiąca nie było żadnych zmian. 

Nadgodziny

W poprzednich postach opisywaliśmy urlopy. Teraz zajmiemy się pracą w godzinach nadliczbowych. Czas pracy w Polsce wynosi 8h na dobę, a 40 h na tydzień. Praca w nadgodzinach może mieć miejsce , gdy:

•  jest konieczność prowadzenia akcji ratowniczej, bądź jest usuwanie awarii 
•  szczególne potrzeby pracodawcy

  Praca w godzinach nadliczbowych w przeciągu roku nie może przekroczyć 150 h. Celem tego ograniczenia jest zapobieganie nadużycia ze strony pracodawcy.

Za prace w godzinach nadliczbowych przysługuje do podstawowego wynagrodzenia następujący dodatek:

- 100 % wynagrodzenia, gdy praca w godzinach nadliczbowych wystąpiła w nocy lub święta,

- 50% wynagrodzenia, gdy praca w godzinach nadliczbowych wystąpiła w pozostałe dni.

Pracodawca nie ma prawa nie wypłacić dodatku do wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych, powołując się na brak środków pieniężnych.
Za prace w godzinach nadliczbowych pracodawca na pisemny wniosek pracownika może udzielić pracownikowi wolne. Wtedy wówczas dodatek nie przysługuje.

Jak wyliczyć nadgodziny?

1. Stawkę miesięczna wynagrodzenia dzielimy przez liczbę godzin przepracowanych  np. 3200/160= 20
2. Jeśli pracownikowi przysługuje 50% dodatku to stawkę godzinową która nam wyszła mnożymy przez liczbę nadgodziny przez 1,5 np. pracownik dostaje 20 zł za godzinę przepracował 10 h nadgodzin to 20 zł *10 h*1,5= 300 zł czyli 10 godzin nadliczbowej pracy w danym przykładzie wynosi 300 zł

Akta osobowe pracowników.

 

W poprzednim poście http://ksiegowoscpelnamocy.blogspot.com/2016/08/warunki-zawarcia-i-wypowiedzenia-umowy.html były omawiane warunki zawarcia umowy o pracę. Każdy pracodawca, który podpisze z pracownikiem umowę o pracę ma obowiązek założenia teczki pracowniczej dla każdego pracownika zatrudnionego w firmie na umowę o prace.

Teczki pracownicze składają się z następujących części:

 Część A
W część A w aktach osobowych znajdują się dokumenty dotyczące ubiegania się pracownika o pracę.

W związku z tym powinniśmy pamiętać przy podpisaniu umowy, aby dać pracownikowi nie tylko do podpisania umowę, ale również podstawowe dokumenty pracownicze, które powinny znaleźć się w aktach osobowych.

Część A teczki osobowej, powinna zawierać następujące dokumenty:

- CV pracownika,

- kwestionariusz osobowy,

- dokumenty potwierdzające  kwalifikacje pracownika niezbędne do wykonywania określonego stanowiska pracy,

-  świadectwa ukończenia szkoły,

- orzeczenie lekarskie o przeciwwskazaniach do pracy na danym stanowisku,

Dodatkowo w części A umieszczamy dokumenty, przedłożone z własnej inicjatywy pracownika takie jak:

- certyfikaty,

- świadectwa ukończenia szkoleń, kursów,

- dyplomy,

- świadectwa pracy z poprzednich firm.

Część B
W części B znajdują się dokumenty związane z przebiegiem zatrudnienia.

Część B teczki osobowej powinna zawierać następujące dokumenty:

- umowę o pracę,

-  zaświadczenie o ukończeniu kursu BHP,

- oświadczenie pracownika o zapoznaniu się z regulaminem pracy, 

- oświadczeni pracownika z prośbą o przelewanie wynagrodzenia na konto,

- PIT 2

- aneksy do umowy o prace, jeśli w trakcie zatrudnienia takie powstały,

- orzeczenia lekarskie z badań kontrolnych,

- wnioski o udzielenie pracownikowi urlopu ojcowskiego, wychowawczego bądź bezpłatnego, (od stycznia 2016 r. nie obowiązku zamieszczania dokumentów dotyczących urlopu macierzyńskiego),

- jeśli powierzamy pracownikowi jakieś mienie, pisma potwierdzające powierzenie powinny znaleźć się w części B akt, 

- dokumenty dotyczące podnoszenia kwalifikacji zawodowych pracownika,

- umowa o zakazie konkurencji, jeśli została podpisana,

- dokumenty dotyczące udzielanych nagród, wyróżnień oraz kar porządkowych pracownikowi,

- korespondencja z organizacją związkową, 

- dokumenty dotyczące obniżenia wymiaru czasu pracy.

Część C 
Część dotyczy dokumentów związanych z ustaniem stosunku pracy.

Część C teczki osobowej powinna zawierać następujące dokumenty:

 - rozwiązanie umowy o prace,

- kopia świadectwa pracy,

- w razie zajęcia wynagrodzenia w związku z postępowaniem egzekucyjnym -dokumenty potwierdzające dokonania tych czynności 

-  po rozwiązaniu umowy o pracę z części B do części C przekładamy umowa o zakazie konkurencji oraz orzeczenia lekarskie z badań kontrolnych.

Dokumenty w poszczególnych częściach akt osobowych powinny być chronologicznie ułożone i ponumerowane. Każda z części powinna zawierać wykaz znajdujących się w niej dokumentów.
Akta osobowe pracowników należy przechowywać 50 lat, licząc od dnia zakończenia stosunku pracy.  Za nieprowadzenie przez pracodawce akt pracowniczych grozi grzywna od  1 000 zł do 30 000 zł.

Poniżej wzory druków akt osobowych pracowników.

Na każdym z tych druków po kolei chronologicznie wypisujemy jakie dokumenty u danego pracownika znajdują się w poszczególnych częściach akt osobowych.

Warunki zawarcia i wypowiedzenia umowy o pracę

Zatrudnienie pracownika na umowę o pracę.

Możemy zatrudnić pracownika na jedną z 3 następujących umów o pracę:

1. Umowa na czas próbny:

    - zawieramy ją na okres maksymalnie 3 miesięcy w celu sprawdzenia kwalifikacji pracownika,

    - ponowne zatrudnienie tego samego pracownika na okres próbny jest możliwe tylko w dwóch przypadkach, jeśli pracownik, będzie wykonywał inny rodzaj pracy, albo jeśli będzie wykonywał taki sam rodzaj pracy, ale od rozwiązania poprzedniej umowy lub jej wygaśnięcie minęły przynajmniej 3 lata.

2. Umowa na czas określony: 

   - maksymalnie możemy zawrzeć 3 takie umowy o prace z tym samym pracownikiem ,

   - łączny okres zatrudnienia na podstawie umowy o prace na czas określony nie może przekroczyć 33 miesięcy,

   - jeśli pracownik dostanie 4 umowę na czas określony lub przekroczy limit 33 miesięcy  uważa się, że w momencie podpisania 4 umowy lub w momencie przekroczeniu podanego limitu czasowego pracownik jest zatrudniony na czas nie określony.

3. Umowa na czas nieokreślony (jak nazwa wskazuje jest zawarta na czas nieokreślony) . 

 Rozwiązać umowę o prace można za pomocą:

1. Porozumienia stron.

2. Za wypowiedzeniem rozwiązać można umowę na okres próbny i na czas nieokreślony.

 Na okres próbny okres wypowiedzenia umowy jest następujący:

     - 3 dni okres próbny jest krótszy niż 2 tygodnie,

     - tydzień okres próbny przekracza 2 tygodnie,

    - 2 tygodnie okres próbny wynosi 3 miesiące.

 Na czas nieokreślony okres wypowiedzenie umowy jest następujący:

     - 2 tygodnie jeśli pracownik pracuje mniej niż pół roku

     - miesiąc jeśli pracownik pracuje ponad pół roku

     - 3 miesiące jeśli pracownik jest zatrudniony powyżej 3 lat. 

  Zarówno pracownik jak i pracodawca mogą rozwiązać umowę za wypowiedzeniem .

3. Bez wypowiedzenia rozwiązać umowę o pracę może w określonych sytuacjach

Pracodawca może rozwiązać umowę bez wypowiedzenia gdy:

  - pracownik ciężko narusza podstawowe obowiązki , które ma wykonywać

  - pracownik popełnił przestępstwo potwierdzone prawomocnym wyrokiem , które uniemożliwia dalsze zatrudnienie jego na danym stanowisku

  - pracownik z własnej winy utracił uprawnienia niezbędne do wykonywania pracy na danym stanowisku

  - gdy niezdolność do pracy trwa ponad 3 miesiące u pracownika  zatrudnionego krócej niż pół roku.

Pracownik może rozwiązać umowę bez wypowiedzenia gdy: 

   - dostanie orzeczenie lekarskie stwierdzające szkodliwy wpływ warunków pracy na jego zdrowie , a pracodawca nie przeniesie go w terminie wskazanym na orzeczeniu lekarskim do innej pracy, 

   - pracodawca dopuścił się naruszenia podstawowych obowiązków wobec pracownika,  

4. Wygaśniecie umowy po upływie czasu na , który została zawarta. 

W następnym poście zostaną omówione teczki pracownicze co powinny zawierać, jakie dokumenty należy dać do wypełnienia pracownikowi podpisując z nim umowę o prać.

Świadczenia związane z rodzicielstwem

Świadczenia związane z rodzicielstwem

  W poprzednim poście http://ksiegowoscpelnamocy.blogspot.com/2016/08/urlop-okolicznosciowy.html zostały omawiane urlopy okolicznościowe teraz zajmiemy się świadczeniami związanymi z rodzicielstwem.

 Jednym z podstawowym uprawnieniem  z tytułu rodzicielstwa jest dla  każdego pracownik po urodzeniu dziecka urlopu macierzyński. Urlop ten przysługuje w następującym wymiarze:

- 20 tygodni przy urodzeniu 1 dziecka przy jednym porodzie

- 31 tygodni przy  urodzeniu 2 dzieci przy jednym porodzie

- 33 tygodni przy urodzeniu 3 dzieci przy jednym porodzie

- 35 tygodni przy urodzeniu  4 dzieci przy jednym porodzie

- 37 tygodni przy urodzeniu 5 i więcej dzieci przy jednym porodzie.

   Nie więcej niż 6 tygodni urlopu macierzyńskiego można wykorzystać przed porodem. Po porodzie kontynuuje się dalej niewykorzystany urlop.  Pracownica po urodzeniu dziecka jeśli wykorzysta 14 tygodni  ma prawo zrezygnować z dalszego urlopu macierzyńskiego tylko wtedy, gdy ojciec dziecka wykorzysta pozostałą część urlopu, bądź ojciec dziecka zrezygnuje z pracy, aby zająć się noworodkiem.
Wniosek w sprawie rezygnacji z pozostałej części urlopu macierzyńskiego należy złożyć pisemnie pracodawcy w terminie nie krótszym niż 7 dni od przystąpienia do pracy.

  Dodatkowo pracownicy, którzy chcą zostać z dzieckiem dłużej mogą skorzystać z urlopu rodzicielskiego. Od 1.01.2016 r. po zabraniu dodatkowego urlopu macierzyńskiego, który wynosił 6 tygodni, zwiększono urlop rodzicielski o 6 tygodni. Obecnie urlop rodzicielski przysługuje w następującym wymiarze:

- 32 tygodnie przy urodzeniu 1 przy jednym porodzie

- 34 tygodnie przy urodzeniu więcej niż jedno dziecko przy jednym porodzie. 

Urlop rodzicielski udzielany jest jednorazowo lub w maksymalnie trzech częściach, które nie mogą być krótsze niż 8 tygodni. Z urlopu rodzicielskiego może korzystać obydwoje rodziców. Suma wykorzystanego urlopu przez ojca i matkę nie może przekroczyć podanego wyżej wymiaru urlopu.

Wniosek o urlop rodzicielski pracownik składa pisemnie w terminie nie krótszym niż 21 dni przed rozpoczęciem urlopu. Pracownik zrezygnować z urlopu może w każdym momencie.

Kolejnym świadczeniem z tytułu rodzicielstwa , które omówię jest urlop ojcowski .

• Wymiar czasu urlopu ojcowskiego- 2 tygodnie
•  urlop ten możemy wykorzystać jednorazowo lub w dwóch częściach w czym , żadna z części nie może być krótsza niż tydzień 
• wniosek o urlop ojcowski składa się pisemnie w terminie nie krótszym niż 2 tygodnie przed jego rozpoczęciem 
• może zostać przerwany, jeśli jest konieczność hospitalizacji dziecka, dalsza część urlopu jest wykorzystywana w momencie wyjścia dziecka ze szpitala 

Ostatnim już urlopem , który przysługuje z tytułu rodzicielstwa jest urlop wychowawczy.

• Wymiar urlopu wychowawczego: 36 miesięcy.
•  Jest udzielany do końca roku kalendarzowego w, którym dziecko ukończy 6 lat
•  podany wymiar urlopu jest sumą , która przysługuje obojgu rodzicom (oboje rodziców może brać ten urlop jednocześnie)
• wniosek o urlop wychowawczy składa się pisemnie w terminie nie krótszym niż 21 dni przed rozpoczęciem urlopu
•  urlop wychowawczy udzielany jest nie więcej niż w 5 częściach
• w trakcie trwania urlopu wychowawczego można podjąć prace zarobkową lub naukę, jeśli nie przeszkadza to w sprawowaniu osobistej opieki na dzieckiem 
• w sytuacji gdy zostanie ustalone, że pracownik nie sprawuje samodzielnie opieki nad dzieckiem pracodawca wzywa pracownika do pracy w terminie jakim sobie wskaże, jednak nie później niż w przeciągu 30 dni od dnia ustalenia, że pracownik nie sprawuje osobistej opieki nad dzieckiem
• pracownik może zrezygnować z urlopu wychowawczego

                 * w każdym czasie po ustaleniu z pracodawcą

                 * po wcześniejszym zawiadomieniu pracodawcy (najpóźniej 30 dni przed przystąpieniem do pracy).

Urlop okolicznościowy

    W poprzednim poście  http://ksiegowoscpelnamocy.blogspot.com/2016/08/jak-wyliczyc-ekwiwalent-za.html było komu należy się ekwiwalent za urlop wypoczynkowy i jak go się nalicza. Teraz zajmiemy się urlopem okolicznościowym z jakich okoliczności, ile dni przysługuje.
    Urlop okolicznościowy  jest udzielany na odpowiedni wniosek pracownika. Pracodawca z własnej inicjatywy nie udziela takiego urlopu. Po otrzymaniu odpowiedniego wniosku od pracownika pracodawca ma obowiązek udzielenia takiego urlopu.

   Urlop okolicznościowy przysługuje  z następujących okoliczności:

1.      Ślub pracownika- 2 dni                               
2.      urodzenie dziecka pracownika -2 dni
3.      ślub dziecka pracownika - 1 dzień 
4.      pogrzeb małżonka pracownika - 2 dni
5.      pogrzeb dziecka pracownika -2 dni
6.      pogrzeb matki lub ojca pracownia - 2 dni
7.      pogrzeb macochy lub ojczyma pracownika - 2 dni
8.      śmierć siostry lub brata pracownika - 1 dzień
9.      pogrzeb teścia lub teściowej -1 dzień
10.      pogrzeb babci lub dziadka pracownika - 1 dzień
11.      pogrzeb innej osoby będącej na utrzymaniu pracownika lub pod jego opieką - 1 dzień    

Urlop okolicznościowy wymienione w punktach 1-12  należy odpowiednio udokumentować. Urlop z okazji dnia ślubu dokumentujemy odpis aktu małżeństwa, z okazji narodzenia - odpis aktu urodzenia, z powodu pogrzebu - odpis aktu zgonu. Dokumenty te nie trzeba składać przed urlopem, można złożyć po odbytym urlopie.

    12.  urlop szkoleniowy

• 6 dni dla pracownika przystępującego do matury,
• 6 dni dla pracownika przystępującego do egzaminów eksternistycznych,
• 6 dni dla pracowników przystępujących do egzaminów potwierdzających kwalifikacje zawodowe,
• 21 dni dla pracowników na ostatnim roku studiów na napisanie pracy dyplomowej oraz przygotowanie się do egzaminu dyplomowego.

         Urlop szkoleniowy przysługuje pracownikowi, jeśli podwyższanie kwalifikacji pracownika jest z inicjatywy pracodawcy, bądź za jego zgodą.
 

W następnym poście zostanie opisany urlop macierzyński oraz inne uprawnienia przysługujące pracownikom z tytułu rodzicielstwa.
 

Ekwiwalent za urlop

Urlop wypoczynkowy jest to świadczenie, którego pracownik nie może się zrzec. Jeśli pracownik nie wykorzysta urlopu należy mu się ekwiwalent za urlop. Jednak pracodawca nie ma prawa  podejść do tego tak, że zwalnia się z udzielania urlopu pracownikom a w zamian za to wypłaci pracownikom ekwiwalent pieniężny. Nie ma możliwości w okresie trwania stosunku pracy wypłacenie ekwiwalentu za urlop. Ekwiwalent wypłacamy jest jeśli niewykorzystanie urlopu wynika z wygaśnięcia umowy o pracę lub jej rozwiązania.

Jak liczymy ekwiwalent za niewykorzystany urlop.

   Do wyliczenia ekwiwalentu potrzebny jest nam współczynnik ekwiwalentu. Współczynnik ten ustala się do każdego roku oddzielnie. Stanowi on przeciętną miesięczną liczbę dni  do przepracowania w danym roku. Jeśli wypłacamy ekwiwalent w 2016 r. to współczynnik ekwiwalentu bierzemy z 2016 r. nawet jeśli dotyczy to urlopu z 2015 r. Jeśli pracownik jest zatrudniony w niepełnym wymiarze pracy współczynnik ten obniża się proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy. Np współczynnik wynosi 21, a pracownik pracuje na 1/2 etatu to wtedy współczynnik urlopu dla tej osoby wynosi 10,50 (1/2*21).

Poniżej krok po kroku wyliczenie współczynnika ekwiwalentu.

   Wyliczenie współczynnika ekwiwalentu w 2016 r.
366 dni w roku -(52 niedziele+ 53 dni wolne +9 dni świątecznych) =252 dni do przepracowania.
252 dni/12 miesięcy =21 współczynnik ekwiwalentu za 2016 r.

 Po określeniu współczynnika musimy wykonać następujące czynności:

1. Ustalić podstawę wymiaru  pracy pracownika. Uwzględniamy  przeciętne wynagrodzenia pracownika. Na wynagrodzenie pracownika składa się nie tylko podstawa, ale również dodatki, nagrody, premie, które uwzględnia się je również przy obliczaniu ekwiwalentu. W przypadku premii, prowizji, nagród wypłacanych za okres nie dłuższy niż 1 miesiąc a uzyskanych przez pracownika w okresie ostatnich 3 miesięcy wyliczamy przeciętną średnią za 1 miesiąc.
2.  Następnie ustaloną podstawę wymiaru pracy dzielimy przez współczynnik ekwiwalentu. np pracownik zarabia najniższa krajową, która stanowi 1850 zł brutto to wtedy kwotę 1850 dzielimy przez 21 współczynnik ekwiwalentu z 2016 r.= 88,10 zł
3.  W kolejnym etapie współczynnik ten w naszym przykładzie 88,10 zł dzielmy przez normę dobową czasu pracy 8.                                                                                                                            88,10 zł/8= 11,01 zł jest to godzina stawka ekwiwalentu za urlop przy wynagrodzeniu 1850 zł brutto.
4. W ostatnim etapie wyliczania ekwiwalentu  mnożymy godziną stawkę ekwiwalentu za urlop przez liczbę godzin niewykorzystanego urlopu. Np. nasz pracownik zatrudniony na 1850 zł brutto nie wykorzystał 4 pełnych dni urlopu to ekwiwalent wynosi 8*4*11,01=352, 32 zł brutto.