Akta osobowe pracowników.

 

W poprzednim poście http://ksiegowoscpelnamocy.blogspot.com/2016/08/warunki-zawarcia-i-wypowiedzenia-umowy.html były omawiane warunki zawarcia umowy o pracę. Każdy pracodawca, który podpisze z pracownikiem umowę o pracę ma obowiązek założenia teczki pracowniczej dla każdego pracownika zatrudnionego w firmie na umowę o prace.

Teczki pracownicze składają się z następujących części:

 Część A
W część A w aktach osobowych znajdują się dokumenty dotyczące ubiegania się pracownika o pracę.

W związku z tym powinniśmy pamiętać przy podpisaniu umowy, aby dać pracownikowi nie tylko do podpisania umowę, ale również podstawowe dokumenty pracownicze, które powinny znaleźć się w aktach osobowych.

Część A teczki osobowej, powinna zawierać następujące dokumenty:

- CV pracownika,

- kwestionariusz osobowy,

- dokumenty potwierdzające  kwalifikacje pracownika niezbędne do wykonywania określonego stanowiska pracy,

-  świadectwa ukończenia szkoły,

- orzeczenie lekarskie o przeciwwskazaniach do pracy na danym stanowisku,

Dodatkowo w części A umieszczamy dokumenty, przedłożone z własnej inicjatywy pracownika takie jak:

- certyfikaty,

- świadectwa ukończenia szkoleń, kursów,

- dyplomy,

- świadectwa pracy z poprzednich firm.

Część B
W części B znajdują się dokumenty związane z przebiegiem zatrudnienia.

Część B teczki osobowej powinna zawierać następujące dokumenty:

- umowę o pracę,

-  zaświadczenie o ukończeniu kursu BHP,

- oświadczenie pracownika o zapoznaniu się z regulaminem pracy, 

- oświadczeni pracownika z prośbą o przelewanie wynagrodzenia na konto,

- PIT 2

- aneksy do umowy o prace, jeśli w trakcie zatrudnienia takie powstały,

- orzeczenia lekarskie z badań kontrolnych,

- wnioski o udzielenie pracownikowi urlopu ojcowskiego, wychowawczego bądź bezpłatnego, (od stycznia 2016 r. nie obowiązku zamieszczania dokumentów dotyczących urlopu macierzyńskiego),

- jeśli powierzamy pracownikowi jakieś mienie, pisma potwierdzające powierzenie powinny znaleźć się w części B akt, 

- dokumenty dotyczące podnoszenia kwalifikacji zawodowych pracownika,

- umowa o zakazie konkurencji, jeśli została podpisana,

- dokumenty dotyczące udzielanych nagród, wyróżnień oraz kar porządkowych pracownikowi,

- korespondencja z organizacją związkową, 

- dokumenty dotyczące obniżenia wymiaru czasu pracy.

Część C 
Część dotyczy dokumentów związanych z ustaniem stosunku pracy.

Część C teczki osobowej powinna zawierać następujące dokumenty:

 - rozwiązanie umowy o prace,

- kopia świadectwa pracy,

- w razie zajęcia wynagrodzenia w związku z postępowaniem egzekucyjnym -dokumenty potwierdzające dokonania tych czynności 

-  po rozwiązaniu umowy o pracę z części B do części C przekładamy umowa o zakazie konkurencji oraz orzeczenia lekarskie z badań kontrolnych.

Dokumenty w poszczególnych częściach akt osobowych powinny być chronologicznie ułożone i ponumerowane. Każda z części powinna zawierać wykaz znajdujących się w niej dokumentów.
Akta osobowe pracowników należy przechowywać 50 lat, licząc od dnia zakończenia stosunku pracy.  Za nieprowadzenie przez pracodawce akt pracowniczych grozi grzywna od  1 000 zł do 30 000 zł.

Poniżej wzory druków akt osobowych pracowników.

Na każdym z tych druków po kolei chronologicznie wypisujemy jakie dokumenty u danego pracownika znajdują się w poszczególnych częściach akt osobowych.