Zawieranie i wypowiadanie umów o prace w wersji elektronicznej od 2017 roku zmiany - projekt

 Pracodawca będzie miał prawo zawierać i rozwiązywać umowy o pracę za pomocą e-maila. Przedsiębiorstwa będą mogły również zbierać dokumentacje pracowniczą w formie elektronicznej zamiast papierowej i akta te będą przechowywane tylko 10 lat. Tenże zmiany mają wejść w życie w 2017 r.
  Umowę o pracę będzie można zawrzeć za pomocą e-maila. W taki sam sposób będzie można ją wypowiedzieć bądź rozwiązać bez wymówienia. Są to tylko przykładowe postulaty zmian projektu ustawy o zmianie niektórych ustaw związanych ze zmniejszeniem okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej, a także ich elektronizacja.
   Jest to długo oczekiwana pozytywna zmiana, która ułatwi pracodawcą w prowadzeniu przedsiębiorstwa i zatrudnianiu pracowników na podstawie umowy o pracę.
   Tej zmiany obawiają się jednak związkowcy, że doprowadzi ona do wielu problemów dotyczących rozwiązywania stosunku pracy.

Będzie prościej

  Na samym początku nasuwa się pytanie, czy z elektronicznej formy dokumentów będą mogli korzystać wszyscy przedsiębiorcy, czy tylko ci, którzy posiadają kwalifikowany podpis elektroniczny. Według projektu posiadanie podpisu jest obowiązkowe w przypadku akt, w których pracownik i pracodawca składają oświadczenie woli oraz przy dokumentach mających duży wpływ na przebieg zatrudnienia. Podpis będzie niezbędny w sytuacji zawierania i rozwiązywania umowy o pracę za pomocą e-maila. Pracodawca jest zobowiązany także przekazać pracownikowi dużo informacji odnośnie zatrudnienia. W takich sytuacjach podpis nie będzie wymagany. Każdy pracodawca będzie miał prawo za pomocą poczty elektronicznej przekazać zatrudnionym pracownikom informacje o warunkach pracy, przepisach antydyskryminacyjnych i rozkładzie czasu pracy. Jest to duże uproszczenie, ale może budzić wiele wątpliwości. Między innymi projekt nie określa czy przy złożeniu w wersji elektronicznej wypowiedzenia bądź dyscyplinarki obie strony muszą posiadać podpis, czy tylko strona wypowiadająca bądź rozwiązująca umowę.  W takiej sytuacji jedna ze stron nie będzie miała pewności, że druga przeczytała treść e-maila. Jest to bardzo istotne z powodu określenia od kiedy biegnie okres wypowiedzenia. Takie wątpliwości można wyeliminować, jeżeli w przepisach zostałyby zawarte domniemanie, że pracownik zapoznał się z wypowiedzeniem w dniu wysłania e-maila. W innym razie spory sądowe dotyczące zwolnień poprzedzone byłyby przewlekłymi postępowaniami dowodowymi odnoszącymi się do terminu oświadczenia woli.
   Projekt określa sposób cyfryzacji dokumentacji. Jeżeli pracodawca podejmie się prowadzenia akt tylko w formie elektronicznej, po dokonaniu ich konwersji z formy papierowej, dokumenty w formie papierowej zniszczy lub odda pracownikowi. Z uwagi na to, że tylko niewielka część pracowników posiada podpis elektroniczny, pracodawca będzie mógł stworzyć dokumenty w formie papierowej, następnie je zeskanować, potwierdzić podpisem kwalifikowanym i przechowywać na elektronicznym nośniku informacji. Ważne jest to, że za pomocą takich rozwiązań będzie można prowadzić m.in. ewidencje czasu pracy oraz akta elektroniczne. W takiej formie można będzie  także wydać świadectwo pracy lub stworzyć plan urlopów.

Rola ZUS-u

    Planowane zmiany mają duży wpływ na ubezpieczenia społeczne. Pracodawcą od dawna nie podobał się obowiązek wielokrotnego powielania informacji odnośnie pracowników. Z tego powodu projekt zakłada wdrożenie tzw. nowej deklaracji informacyjnej. Pracodawcy dane o pracy w szczególnym charakterze lub wyjątkowych warunkach będą przekazywać bezpośrednio do ZUS. Organ ten ma również posiadać dokładne dane o podstawie prawnej i przyczynach rozwiązania umowy o pracę, chorobach zawodowych, wypadkach przy pracy.
   Z perspektywy przyszłego emeryta najbardziej istotne będzie to, że również na kontach indywidualnych osób pojawi się kwota przychodu stanowiąca podstawę do określenia podstawy wymiary emerytury bądź renty. Zmiany te nie zwolnią pracodawców z przymusu wystawiania świadectw pracy.
   Chociaż detale będą zawarte w rozporządzeniu to już dziś wiemy, że nowy dokument będzie zawierać informacje o kwotach składkowych (dane te będą dostarczane do ZUS w takiej samej formie jak dotychczas). Równocześnie ubezpieczony będzie miał możliwość sprawdzania na bieżąco swojego konta emerytalnego za pomocą Platformy Usług Elektronicznych ZUS.
   Jednak tutaj mogą wystąpić problemy, gdyż część pracowników może mieć utrudniony dostęp do swojego konta. Nie wszyscy posiadają komputery. A ustawowe rozwiązania powinny zagwarantować wszystkim jednakowe prawa.
   W projekcie ustawy założone jest również stworzenie dwóch okresów przechowywania dokumentów. Na nowych zasadach czyli przez  okres 10 lat licząc od  końca roku kalendarzowego, w który ubezpieczony skończył prace, będą przechowywane również dokumenty ubezpieczeniowe rozpoczęte po 31 grudniu 1999 r. Bez znaczenia czy jest to pierwsza praca czy następna. Osoby, które rozpoczęły prace przed dniem 1 stycznia 1999 r. będą miały przechowywane dokumenty przez 50 lat.